Què cal tenir en compte a l’hora d’automatitzar la distribució del registre d’entrada electrònic?

El canvi de paradigma que suposa la digitalització del registre d’entrada i la transformació de les oficines d’assistència en matèria de registres (OAMR), obliga a establir una nova forma d’organització o treball en la que ja no s’espera a que arribi la carpeta de l’expedient en paper, sinó que l’expedient flueix per mitjans electrònics.

Per garantir aquesta tramitació electrònica, caldrà tenir present, com a mínim, els aspectes següents:

  • Identificar els responsables de cada àmbit encarregats d’acceptar o rebutjar les entrades assignades des de les OAMR.
  • En la llista de responsables caldrà tenir presents els períodes de vacances i identificar les persones que hauran de fer aquesta tasca quan no hi siguin les persones titulars d’aquesta responsabilitat.
  • És convenient articular mitjançant algun instrument normatiu (Decret Alcaldia, instrucció Secretaria, etc.), el termini màxim per accedir i distribuir aquesta documentació.
  • Un cop acceptats els registres d’entrada, caldrà assignar la seva tramitació a la persona responsable d’aquell procediment. Per tant, caldrà habilitar unes bústies de treball a la plataforma de tramitació que disposi cada organització, per tal que els empleats públics puguin accedir, mitjançant rols, a les entrades i expedients pendents de tramitar.
Context Legal

Llei 39/2015:

Article 16. Registres.

"1. Cada Administració ha de disposar d’un registre electrònic general, en el qual cal assentar tot document que es presenti o es rebi en qualsevol òrgan administratiu, organisme públic o entitat vinculats o dependents d’aquests. També s’hi pot anotar la sortida dels documents oficials dirigits a altres òrgans o particulars.

Els organismes públics vinculats o dependents de cada Administració poden disposar del seu propi registre electrònic plenament interoperable i interconnectat amb el registre electrònic general de l’Administració de la qual depèn.

El registre electrònic general de cada Administració ha de funcionar com un portal que faciliti l’accés als registres electrònics de cada organisme. Tant el registre electrònic general de cada Administració com els registres electrònics de cada organisme han de complir les garanties i mesures de seguretat que preveu la legislació en matèria de protecció de dades de caràcter personal.

Les disposicions de creació dels registres electrònics s’han de publicar al diari oficial corresponent, i el text íntegre ha d’estar disponible per a la seva consulta a la seu electrònica d’accés al registre. En tot cas, les disposicions de creació de registres electrònics han d’especificar l’òrgan o la unitat responsable de la seva gestió, així com la data i hora oficial i els dies declarats inhàbils.

A la seu electrònica d’accés a cada registre hi ha de figurar la relació actualitzada de tràmits que s’hi poden iniciar.

2. Els assentaments s’han d’anotar respectant l’ordre temporal de recepció o sortida dels documents, i han d’indicar la data del dia en què es produeixin. Una vegada conclòs el tràmit de registre, cal cursar els documents sense dilació als seus destinataris i a les unitats administratives corresponents des del registre en què s’hagin rebut. "

Solucions Relacionades
Aquesta informació ha estat útil? NoSí
No hi ha valoracions d'aquesta FAQ
Close Bitnami banner
Bitnami