Suport > Notificacions a l'e-NOTUM amb accès...

Notificacions a l’e-NOTUM amb accès des d’EACAT

Accès a l'e-NOTUM a través de l’EACAT?

EACAT és la plataforma a través de la qual les administracions públiques catalanes poden accedir al servei e-NOTUM.

Per accedir-hi, cal primer sol·licitar l’alta al servei e-NOTUM al Consorci AOC. Un cop donats d’alta l’ens sol·licitant i els usuaris autoritzats, aquests s’hauran d’identificar amb certificat digital o usuari/contrasenya a la plataforma EACAT i accedir al servei e-NOTUM dins de la pestanya Aplicacions.

A partir d’aquest punt, accedim a la pantalla principal del servei e-NOTUM. A la part central de la pantalla es troben totes les notificacions i comunicacions realitzades, amb el següent detall:

  • Títol de la notificació o comunicació
  • Identificació de notificació (Logo notificació) o comunicació (en blanc)
  • Referència
  • Destinatari
  • Estat
  • Data

Al lateral esquerra, es pot veure un menú de navegació que permet realitzar vàries accions:

  • Crear noves notificacions i comunicacions
  • Opcions de cerca i filtratge de les notificacions realitzades
  • Configuració del servei

Com consulto el detall de les notificacions realitzades?

Des de la pantalla principal es pot consultar el detall de qualsevol notificació o comunicació electrònica realitzada, clicant sobre el seu títol:

Aleshores s’obre una nova finestra amb tot el detall de la notificació o comunicació. A la part superior dreta de la pantalla, quan la notificació ja ha estat consultada per part del ciutadà o l’empresa, o bé s’ha exhaurit el termini per poder consultar-la, s’habilita el justificant electrònic de validesa, que és el document electrònic que serveix a l’administració com a prova que la notificació s’ha practicat, en cas que calgui demostrar-ho davant d’un tribunal:

Com puc cercar i filtrar les notificacions realitzades?

A l’esquerra de la pantalla es pot veure un menú de navegació d’usuari que permet cercar les notificacions i comunicacions realitzades segons diferents criteris.

En primer lloc, es poden cercar les notificacions i comunicacions segons el seu estat, clicant en algun dels següents estats:

  • Tots: Carrega totes les notificacions ordenades per data de registre
  • Dipositats: Carrega totes les notificacions que s’han dipositat, però que el ciutadà encara no ha visualitzat. Aquestes notificacions es troben ordenades per data de registre
  • Finalitzats: Carrega totes les notificacions i comunicacions que es trobin en els estats de: Acceptada, Rebutjada, Rebutjada sense accés i Rebutjada sense acció. En aquest cas es visualitzarà la data d’acceptació en lloc de la data de registre
  • En trànsit: Carrega totes les notificacions que encara no s’han dipositat
  • En error: Si es fa un clic sobre aquesta opció s’obtindrà un llistat paginat amb totes les notificacions que es troben en l’estat d’error

També es poden cercar les notificacions o comunicacions realitzades, clicant a una o vàries de les següents capses:

Finalment, també es poden cercar les notificacions o comunicacions que en el moment de notificar s’han etiquetat amb alguna de les etiquetes disponibles, clicant a una o vàries de les següents capses

Com fer una notificació?

Per fer una nova notificació, cal anar al menú lateral esquerra de la pantalla, clicar sobre el text desplegable Crea nova i després seleccionar l’opció Notificació.

Finalment, també es poden cercar les notificacions o comunicacions que en el moment de notificar s’han etiquetat amb alguna de les etiquetes disponibles, clicant a una o vàries de les següents capses

Dades de la notificació

El primer bloc de dades que hem d’introduir es correspon amb les dades de la notificació que volem fer. Aquestes dades són les següents:

  • Títol: títol descriptiu de la notificació. Aquest camp serà visible en el correu-e d’avís de notificació que rebrà el destinatari
  • Referència: aquest camp es pot fer servir per identificar l’expedient al qual pertany la notificació, o per a qualsevol altre tipus de codificació o referència interna que l’ens consideri oportú
  • Acte administratiu: document a notificar, signat electrònicament per l’òrgan competent en fer la notificació
  • Annexes: es pot adjuntar fins a 4 annexes addicionals a l’acte administratiu a notificar
  • En paper: si marquem aquest check, vol dir que hem enviat al ciutadà la notificació en paper, i també en electronic. Recordeu que la data de pràctica de la notificació serà la que es practiqui en en primer lloc, la de paper o be la electrònica (complementaria) VEURE APARTAT: com fer notificació complementaria?
  • Àmbit: aquest camp és opcional; podem seleccionar l’opció Contractació quan fem un notificació relacionada amb aquest procediment administratiu. Això farà que el termini per accedir al contingut de la notificació s’actualitzi automàticament a 5 dies, que és el que estableix el marc normatiu vigent
  • Termini: aquest camp es correspon amb el termini per accedir al contingut de la notificació i el seu valor per defecte és 10, que és el termini que es correspon amb caràcter general a qualsevol procediment administratiu excepte els procediments de contractació
  • Accés: en aquest s’indica quin serà el mode d’accés al contingut de la notificació que els destinataris podran utiltizar. Hi ha 2 modes daccés possible:
    • Només certificat electrònic: només es permet l’accés amb certificat electrònic
    • Contrasenya: es permet l’accés amb contrasenya d’un sol ús, que serà enviada al correu-e o telèfon mòbil del destinatari amb una vigència de 30 minuts. Aquest mode d’accés permet també l’accés amb certificat electrònic.
  • Descripció: descripció breu del contingut de la notificació
  • Peu recurs: recursos aplicables, malgrat que això ja estarà inclòs en el document, adjuntat en el camp Acte administratiu, o informació d’un altre tipus que es consideri oportuna
  • Joc de plantilles: joc de plantilles que s’utiltizarà en els avisos per correu-e i SMS que s’enviaran als destinataris
  • Etiquetes: aquest camp serveix per etiquetar la notificació amb un tipus de procediment administratiu, perquè sigui més fàcil posteriorment fer-ne la cerca entre totes les notificacions realitzades. Les etiquetes estan predefinides i són:
    • Ajuts i subvencions
    • Contractació pública
    • Llicències i permisos
    • Multes i tributs
    • Òrgans col·legiats
    • Altres

Relació de destinataris

El segon bloc de dades a introduir es correspon amb les dades dels destinataris que han de rebre la notificació, que poden ser persones físiques o persones jurídiques. Cada destinatari rebrà una notificació individual, i cadascuna d’aquestes notificacions individuals tindrà el seu propi número de registre de sortida de l’ens emissor. Per tant, s’enviaran tantes notificacions i es faran tants registres de sortida com destinataris introduïts.

En el cas de persones físiques, caldrà introduir les dades dels destinataris. A més d’introduir el NIF i nom i cognoms del destinatari, cal tenir en compte els següents camps:

  • Adreça de correu-e: a l’adreça indicada es rebrà l’avís de notificació. Aquest camp és obligatori
  • Mòbil: al número de mòbil indicat es rebrà l’avís de notificació. Aquest camp és opcional
  • Idioma: es pot seleccionar l’idioma en què es rebran els avisos per correu-e i mòbil. Per defecte, l’idioma és el català

En el cas de persones jurídiques, a més d’introduir el CIF i la Raó social, i també els altres camps indicats per a persones físiques, cal tenir en compte les següents dades addicionals:

Persona vinculada

Aquestes dades són opcionals, i s’utiltizen només quan es vol forçar que la notificació adreçada a un persona jurídica sigui només accessible per una determinada persona física, per evitar d’aquesta manera que la notificació sigui accessible de forma generalitzada a tots els qui tinguin accés al certificat electrònic de persona jurídica de l’organització o empresa.

Les dades que cal introduir per a la Persona vinculada són les mateixes que per al cas de les persones físiques.

NOTA: per tal que surti l'opció de persones vinculades, i persona d'avís, és necessari marcar l'opció de CIF i al marge inferior dret seleccionar vincular persona.

Apareixerà la següent pantalla:

Persona d’avís

Aquestes dades també són opcionals i s’utilitzen quan, a banda d’enviar avisos per correu-e i/o SMS a la Persona vinculada, volem que també s’enviïn avisos per correu-e i/o SMS a una altra persona de l’organització que ens interessa que se n’assabenti que hi ha una notificació per a la seva organització, malgrat que aquesta persona no estigui autoritzada a accedir-hi. Per exemple, aquest seria el cas de secretàries de direcció o altre personal de suport administratiu de l’organització.

Finalment, cal tenir en compte que un destinatari pot estar format per un grup de persones autoritzades. Això vol dir que la notificació es considerarà practicada en el moment que qualsevol persona d’aquest grup accedeixi al contingut de la notificació. Aquesta funcionalitat està disponible tant per a persones físiques, com jurídiques.

Com fer una notificació complementaria?

Cal que marqueu el check de “En paper

Si marquem aquest "check", vol dir que hem enviat al ciutadà la notificació en paper, i també en electrònic.

Recordeu que la data de pràctica de la notificació serà la que es practiqui en en primer lloc, la de paper o be la electrònica (complementaria)

Quan de temps romandrà la notificació complementaria a la Seu de l’ens?

L’eNOTUM té definit un temps màxim per a que el ciutadà la pugui practicar de 90 dies. Transcorregut aquest temps, sense que el ciutadà hagi practicat la notificació, s’entendrà que la notificació s’haurà practicat en paper.

Quina dada, per a l’avís, es obligatòria?

Fins ara era obligatori informar sempre l’adreça de mail. Ara podeu informar o el mail i/o el mòbil.

Com puc trobar les notificacions que he marcat com a complementaries?

A la cerca avançada, trobareu un camp on podreu refinar la cerca en funció de si es tracta d’una notificació que també s’ha enviat en paper. Aquest camp permet cercar les notificacions en funció de SI s’han enviat en paper o NO s’han enviat.

Llibreta de destinataris

El servei e-NOTUM ofereix una llibreta de destinataris que permet guardar les dades dels destinataris habituals de les notificacions que realitza l’ens i, per tant, s’evita haver d’introduir totes les dades d’aquests destinataris cada cop que es fa una notificació nova.

Per accedir a aquesta funcionalitat, cal clicar Destinataris en el menú lateral esquerre, i això obre una finestra nova que conté dues columnes. La primera conté el grup creat per defecte Els meus destinataris i també tots els grups de destinataris creats per l’usuari; la segona conté la llista de destinataris que formen part d’un grup. El grup d’usuaris creat per defecte Els meus destinataris, inclou tots els destinataris donats d’alta a la llibreta de destinataris i aquest grup és el que es mostra a la segona columna quan obrim la llibreta de destinataris.

Per visualitzar les dades d’un destinatari, cliquem a sobre del seu nom i s’obre una tercera columna on apareixen totes les seves dades (Nom, cognoms, NIF, idioma, correu-e i mòbil) i els grups als quals pertany. Les dades del destinatari les podrem editar, agrupar en un o més grups, o eliminar, mitjançant les opcions que es poden veure a la imatge següent.

En cas de voler crear un nou destinatari, aquest podrà ser una persona física o jurídica, i caldrà introduir les dades corresponents en cada cas. Un cop creat el destinatari, aquest es podrà agrupar en un o més grups si és necessari, amb l’opció Agrupa que apareix quan cliquem a sobre del nom d’un destinatari, com hem vist abans.

En cas de voler crear un grup nou, només haurem d’introduir el nom del grup i guardar. A partir d’aquest moment, el nom del grup apareixerà a la primera columna, sota l’apartat Grups creats, i també com un grup més a l’opció Agrupa que apareix quan visualitzem les dades d’un destinatari.

Opcions de Configuració

L’e-NOTUM ofereix algunes opcions de configuració del servei, la qual cosa permet que cada ens pugui personalitzar-lo segons les seves necessitats. Per accedir a aquestes opcions, cal clicar a Configuració en el menú lateral esquerre:

A la part superior, apareixen els diferents menús de configuració, dels quals només 4 són editables per part dels ens usuaris del servei: Entitat, Texts notificacions, Peus de recurs i Plantilla (tipus de documents només es pot visualitzar no editar)

Si cliquem el menú Entitat, podrem editar (en alguns casos només visualitzar) les següents opcions:

En els menús Texts notificacions i Peus de recurs, es poden crear textos pre-definits que serviran perquè a l’hora de notificar es puguin seleccionar perquè s’incloguin a la notificació, en comptes de redactar-los de nou per a cada notificació. En cas que la notificació s’adjunti com a document (que a la pràctica és el cas més habitual), aquests 2 camps es poden utilitzar per incloure un petit resum del contingut més important de la notificació, o simplement per indicar que el contingut de la notificació està en el document adjunt. A continuació podeu veure un exemple d’un text de notificació configurat:

Finalment, a l’apartat Plantilles es poden definir com seran els avisos de notificacions i comunicacions, tant per correu-e, com per SMS. Com a punt de partida per dissenyar noves plantilles, es poden utilitzar les plantilles d'exemple que podeu trobar en aquest enllaç.

 

 

Aquesta informació ha estat útil?
Sí
NoNo
El 100% l'ha trobat útil (4 vots)
Millora aquest contingut

0 Comentaris

Fet amb tecnologia digital de DeMomentSomTres