Notificacions a l’e-NOTUM amb accés des d’EACAT

Accés a l'e-NOTUM a través de l’EACAT?

EACAT és la plataforma a través de la qual les administracions públiques catalanes poden accedir al servei e-NOTUM.

Per accedir-hi, cal primer sol·licitar l’alta al servei e-NOTUM al Consorci AOC. Un cop donats d’alta l’ens sol·licitant i els usuaris autoritzats, aquests s’hauran d’identificar amb certificat digital o usuari/contrasenya a la plataforma EACAT i accedir al servei e-NOTUM dins de la pestanya Aplicacions.

A partir d’aquest punt, accedim a la pantalla principal del servei e-NOTUM. A la part central de la pantalla es troben totes les notificacions i comunicacions realitzades, amb el següent detall:

  • Títol de la notificació o comunicació
  • Referència
  • Estat
  • Data de creació

Al lateral esquerre, es pot veure un menú de navegació amb diversos continguts que permet:

  • Crear noves notificacions i comunicacions
  • Realitzar cerques
  • Visualitzar les notificacions realitzades segons determinats estats
  • Modificar la configuració del servei
  • Descarregar l’informe diari
  • Gestionar els avisos

Com consulto el detall de les notificacions realitzades?

Des de la pantalla principal es pot consultar el detall de qualsevol notificació o comunicació electrònica realitzada, clicant sobre el seu títol:

 

Aleshores s’obre una nova finestra amb tot el detall de la notificació o comunicació. A la part superior dreta de la pantalla, quan la notificació ja ha estat consultada per part del ciutadà o l’empresa, o bé s’ha exhaurit el termini per poder consultar-la, s’habilita el PDF d'evidències, que és el document electrònic que serveix a l’administració com a prova que la notificació s’ha practicat, en cas que calgui demostrar-ho davant d’un tribunal:

 

 

Com puc cercar i filtrar les notificacions realitzades?

A l’esquerra de la pantalla es pot veure un menú de navegació d’usuari que permet cercar les notificacions i comunicacions realitzades segons diferents criteris.

En primer lloc, es poden cercar les notificacions i comunicacions segons el seu estat, clicant en algun dels següents estats:

  • Tots: Carrega totes les notificacions ordenades per data de registre
  • En trànsit: Carrega totes les notificacions que encara no s’han dipositat
  • Dipositada: Carrega totes les notificacions que s’han dipositat, però que el ciutadà encara no ha visualitzat. Aquestes notificacions es troben ordenades per data de registre
  • Visualitzada: Carrega totes les notificacions que s’han visualitzat pel destinatari
  • Acceptada: Carrega totes les notificacions que s’han acceptat pel destinatari
  • Rebutjada: Carrega totes les notificacions que es trobin en els estats de: Rebutjada sense accés i Rebutjada sense acció. En aquest cas es visualitzarà la data d’acceptació en lloc de la data de registre
  • Error: Llistat paginat amb totes les notificacions que es troben en l’estat d’error

 

En segon lloc, es poden cercar les notificacions i comunicacions per títol o bé, fent clic a “avançada” per diferents camps.

 

 

 

Com fer una notificació?

Per fer una nova notificació, cal anar al menú lateral esquerre de la pantalla, i fer clic sobre el botó blau +Enviament

 

Això desplegarà una pantalla amb 5 apartats:

  • Tipus d’enviament
  • Dades obligatòries
  • Dades addicionals
  • Destinataris
  • Accions

I 3 botons:

  • Plantilles
  • Esborranys
  • Tornar

Per a crear una notificació o comunicació, cal seguir aquests 4 punts:

  1. Identificar l’enviament com una notificació o una comunicació.
  2. Informar les dades obligatòries de l’enviament.
  3. Informar les dades opcionals que es considerin.
  4. Incorporar els destinataris que han de rebre l’enviament.

Primer de tot, cal identificar el tipus d’enviament que es vol generar. Per això, a l’apartat “Tipus d’enviament” caldrà indicar si es desitja enviar una notificació o una comunicació i en funció d’això les dades obligatòries sol·licitades per a l’enviament seran diferents.

L’apartat de “Dades obligatòries” cal informar les dades bàsiques de les notificacions o comunicacions. Com a “Departament” apareixeran els departaments als quals l’usuari pertany.

En relació amb el nivell d'accés de la notificació, consulteu el següent enllaç: Quins nivell d’accés es permet configurar en una notificació?

 

A l’apartat de dades addicionals de l’enviament podem modificar certs paràmetres de la notificació com:

  • Idioma dels avisos (si s’han creat en els diferents idiomes)
  • Canal: per a identificar si la notificació és una notificació electrònica o bé es tracta d’una notificació complementària a la notificació en paper
  • Termini i número de recordatoris d’avís a enviar (per defecte s’envia un recordatori a la meitat del termini)
  • En cas de tenir la notificació ja registrada, podem informar el número de registre i la data de registre perquè l’eNOTUM no la torni a registrar.
  • Plantilla d’avís a utilitzar.
  • Documentació annexa que acompanya a l’acte administratiu

A l’apartat de Destinataris, hem d’incorporar els destinataris de la notificació, que poden ser una persona física o una persona jurídica.

En el cas de persona jurídica, es pot vincular la notificació a una persona física.

Si s’han definit destinataris a l’apartat de Configuració, aquests es poden utilitzar per a incorporar-los als enviaments:

Per exemple, en aquest cas hem seleccionat aquests dos destinataris de l’enviament:

I si s’afegeixen a l’enviament:

Quan s'afegeix més d'un destinatari teniu l'opció de marcar el check "Comparteixen una única notificació" (per defecte està desmarcat). Consulteu quina funcionalitat té accedint al següent enllaç: Quin ús té la funcionalitat “Comparteixen una única notificació”

Si s’han definit grups de destinataris, aquests es poden utilitzar per a incorporar-los als enviaments:

Per exemple, en aquest cas hem seleccionat aquest grup de destinataris:

I si s’afegeix el grup a l’enviament:

Un cop s’han informat les dades de l’enviament, llavors es pot publicar l’enviament al portat de ciutadà de l’eNOTUM, fent clic al botó “Envia”.

És possible que l’enviament que s’està informant, no es pugui finalitzar en aquell moment, i caldria desar-lo per a finalitzar-lo més tard. En aquest cas, es pot desar com a “Esborrany”.

Una altra possibilitat és que l’enviament que s’està informant és un d’enviament que periòdicament es repeteix. Per a aquests casos, es pot desar com a plantilla i es pot reutilitzar les vegades que siguin necessàries.

El botó “Netejar” serveix per esborrar tots els camps de la notificació.

 

Com fer una notificació complementària?

En el desplegable cal que marqueu el check de “Notificació en paper i electrònica (complementària)”

 

Si marquem aquest "check", vol dir que hem enviat al ciutadà la notificació en paper, i també en electrònic.

Recordeu que la data de pràctica de la notificació serà la que es practiqui en en primer lloc, la de paper o be la electrònica (complementària)

Quan de temps romandrà la notificació complementària a la Seu de l’ens?

L’eNOTUM té definit un temps màxim per a que el ciutadà la pugui practicar de 90 dies. Transcorregut aquest temps, sense que el ciutadà hagi practicat la notificació, s’entendrà que la notificació s’haurà practicat en paper.

Quina dada, per a l’avís, es obligatòria?

Fins ara era obligatori informar sempre l’adreça de mail. Ara podeu informar o el mail i/o el mòbil.

Com puc trobar les notificacions que he marcat com a complementàries?

A la cerca avançada, trobareu un camp on podreu refinar la cerca en funció de si es tracta d’una notificació que també s’ha enviat en paper.

 

Llibreta de destinataris

El servei e-NOTUM ofereix una llibreta de destinataris que permet guardar les dades dels destinataris habituals de les notificacions que realitza l’ens i, per tant, s’evita haver d’introduir totes les dades d’aquests destinataris cada cop que es fa una notificació nova.

Per accedir a aquesta funcionalitat, cal clicar Configuració > Destinataris en el menú lateral esquerre, i això obre una finestra nova que ens permet crear Nous destinataris.

 

Cal fer clic al símbol de + i això obre una pantalla nova per introduir les dades d’un nou destinatari.

Omples les dades i fas clic a desar.

La pantalla també permet editar les dades del Destinatari o bé Eliminar-lo.

Un cop creat el destinatari, aquest es podrà agrupar en un o més grups si és necessari.

Cal anar al menú lateral esquerre Grups i s’obre una nova pantalla. Si és prem + s’obre nova pantalla per tal de crear un nou Grup.

Per afegir nous destinataris al grup, cal prémer el símbol que hi ha al costat del destinatari (+persona) i s’afegeix al grup.

Es desa i el grup apareix a la relació de grups creats. Els usuaris només podran veure els destinataris i grups d’usuaris que s’hagin creat pels departaments que tingui permisos d’accés.

Opcions de Configuració

L’e-NOTUM ofereix algunes opcions de configuració del servei, la qual cosa permet que cada ens pugui personalitzar-lo segons les seves necessitats. Per accedir a aquestes opcions, cal clicar a Configuració en el menú lateral esquerre i s’obre un desplegable.

Gestió de backoffices

Es pot crear nous backoffices prement + i editant els camps.

Gestió dels Peus de recurs i del Cos de la notificació

Es pot veure el llistat de Peu de recurs i de Cos de notificació que té l’ens predefinit i crear-ne de nous.

Per crear-ne de nous, cal premer + i s’obrirà una nova pantalla.

Organismes

Permet la creació de departaments dins de l’ens. Quan es crea un departament nou dins d'un organisme, aquest hereta les característiques de l'ens pare i només cal configurar: id Ens (que podem posar el que vulguem) i Certificat cedit (que cal marcar si s'ha cedit el certificat al Consorci AOC o bé s'utilitzarà el del Consorci AOC per a la signatura de les evidències)

Gestió d’accés

Amb aquesta nova funcionalitat es permetrà que cada usuari del servei eNOTUM, només pugui tenir accés a les notificacions del departament al qual pertany.

L’usuari amb rol GESTOR podrà associar una persona a un departament. A partir d’aquell moment aquesta persona només tindrà accés al departament al qual estigui associat. Una persona pot pertànyer a un o a més d’un departament. El rol Gestor a més d’assignar una persona a un departament, també li assigna un departament per defecte

En l’exemple que s’exposa a continuació:

L’usuari amb NIF (fictici) 23232323T només pot accedir a les notificacions dels departaments (ficticis) Consorci Administració Oberta de Catalunya, de Contractació i de TEST.

Quan aquest usuari accedeixi a EACAT per a consultar o crear notificacions i/o comunicacions, inicialment estarà assignat a un departament per defecte, d’entre tots els que pot tenir assignat:

Departament per defecte:

Si vol canviar de departament:

Gestió d’avisos

Per altra banda, també es poden gestionar les plantilles d’avisos de les plataformes a “Gestió d’avisos” del marge lateral esquerre.

 

L’eNOTUM permet avisar a l’interessat en el moment en què es diposita una notificació/comunicació. Aquests avisos poden ser per correu electrònic i/o per sms. Aquests avisos, l’eNOTUM els envia utilitzant una plantilla d’avís.

Tot i que l’enotum ja disposa d’un joc de plantilles per defecte i és el que majoritàriament s’està utilitzant, és possible que per a casos concrets, l’ens pugui utilitzar uns altres formats/plantilla d’avís.

** IMPORTANT: la creació d’aquestes plantilles requereix un tècnic en tecnologia HTML així com assegurar la compatibilitat de la plantilla amb diferents clients de correu electrònic. El Consorci AOC no dóna suport per a aquestes tasques.

No ha variat la funcionalitat que s’està oferint ara respecte a la que ja teníem a l’anterior versió, tret que s’ha afegit un editor per tal de modificar, el text i els camps que referencien valors de les notificacions, tant a les plantilles de correu electrònic com a les dels SMS.

 

Detall de com es veu la modificació/creació de la plantilla del missatge per SMS:

Detall de com es veu la modificació/creació de la plantilla del missatge per correu electrònic:

 

En aquest cas, per a cada tipus de missatge, es permet:

  • Descarregar la plantilla en format HTML.
  • Carregar una nova plantilla en format HTML.
  • Fer una Vista prèvia, a partir d’unes dades fictícies, per a veure com queda la plantilla carregada

 

Tant per a les plantilles SMS com per a les plantilles de correu electrònic, sempre es poden carregar les plantilles per defecte que disposa l’eNOTUM. Les plantilles per defecte de l’eNOTUM no es poden modificar.

** IMPORTANT: Per a utilitzar les plantilles, caldrà que quan es crea una nova notificació/comunicació indicar quina és la plantilla que es vol utilitzar. Si no s’indica cap plantilla, l’eNOTUM utilitza les que té definides com a plantilles per defecte

 

Gestió del missatge d’avís.

Tant a les comunicacions com a les notificacions, al missatge que s’envia via correu electrònic, hi ha un text que correspon a la introducció de l’enviament. El missatge que hi ha per defecte és:

Amb aquesta nova funcionalitat es permet que el camp @@EMAIL_BODY@@ que s’utilitza a les plantilles de correu electrònic, pugui contenir un altre text i que estigui també en qualsevol dels 4 idiomes que gestiona l’eNOTUM.

 

Aquesta informació ha estat útil? NoSí
El 50% l'ha trobat útil (52 vots)
Millora aquest contingut

0 Comentaris

Icona d'un globus terraqüi