Com crear una notificació/comunicació?

Aquest apartat mostra com crear notificacions i comunicacions a través de la plataforma EACAT, tot accedint al servei eNOTUM. Si el que desitgeu és utilitzar sistemes propis, cal utilitzar els serveis web, tot integrant-vos al servei (Més informació: Com integrar-se a l’e-NOTUM?)

Accés a l'e-NOTUM a través de l’EACAT?

EACAT és la plataforma a través de la qual les administracions públiques catalanes poden accedir al servei e-NOTUM.

Per accedir-hi, cal primer sol·licitar l’alta al servei e-NOTUM al Consorci AOC. Un cop donats d’alta l’ens sol·licitant i els usuaris autoritzats, aquests s’hauran d’identificar amb certificat digital o usuari/contrasenya a la plataforma EACAT i accedir al servei e-NOTUM dins de la pestanya Aplicacions.

A partir d’aquest punt, accedim a la pantalla principal del servei e-NOTUM. A la part central de la pantalla es troben totes les notificacions i comunicacions realitzades, amb el següent detall:

  • Títol de la notificació o comunicació
  • Referència
  • Estat
  • Data de creació

Al lateral esquerre, es pot veure un menú de navegació amb diversos continguts que permet:

  • Crear noves notificacions i comunicacions
  • Realitzar cerques
  • Visualitzar les notificacions realitzades segons determinats estats
  • Modificar la configuració del servei
  • Descarregar l’informe diari
  • Gestionar els avisos

Com fer una notificació?

Per fer una nova notificació, cal anar al menú lateral esquerre de la pantalla, i fer clic sobre el botó blau +Enviament

 

Això desplegarà una pantalla amb 5 apartats:

  • Tipus d’enviament
  • Dades obligatòries
  • Dades addicionals
  • Destinataris
  • Accions

I 3 botons:

  • Plantilles
  • Esborranys
  • Tornar

Per a crear una notificació o comunicació, cal seguir aquests 4 punts:

  1. Identificar l’enviament com una notificació o una comunicació.
  2. Informar les dades obligatòries de l’enviament.
  3. Informar les dades opcionals que es considerin.
  4. Incorporar els destinataris que han de rebre l’enviament.

Primer de tot, cal identificar el tipus d’enviament que es vol generar. Per això, a l’apartat “Tipus d’enviament” caldrà indicar si es desitja enviar una notificació o una comunicació i en funció d’això les dades obligatòries sol·licitades per a l’enviament seran diferents.

L’apartat de “Dades obligatòries” cal informar les dades bàsiques de les notificacions o comunicacions. Com a “Departament” apareixeran els departaments als quals l’usuari pertany.

En relació amb el nivell d'accés de la notificació, consulteu el següent enllaç: Quins nivell d’accés es permet configurar en una notificació?

 

A l’apartat de dades addicionals de l’enviament podem modificar certs paràmetres de la notificació com:

  • Idioma dels avisos (si s’han creat en els diferents idiomes)
  • Canal: per a identificar si la notificació és una notificació electrònica o bé es tracta d’una notificació complementària a la notificació en paper
  • Termini i número de recordatoris d’avís a enviar (per defecte s’envia un recordatori a la meitat del termini)
  • En cas de tenir la notificació ja registrada, podem informar el número de registre i la data de registre perquè l’eNOTUM no la torni a registrar.
  • Plantilla d’avís a utilitzar.
  • Documentació annexa que acompanya a l’acte administratiu

A l’apartat de Destinataris, hem d’incorporar els destinataris de la notificació, que poden ser una persona física o una persona jurídica.

En el cas de persona jurídica, es pot vincular la notificació a una persona física.

Si s’han definit destinataris a l’apartat de Configuració, aquests es poden utilitzar per a incorporar-los als enviaments:

Per exemple, en aquest cas hem seleccionat aquests dos destinataris de l’enviament:

I si s’afegeixen a l’enviament:

Quan s'afegeix més d'un destinatari tens l'opció de marcar el check "Comparteixen una única notificació" (per defecte està desmarcat). Consulta quina funcionalitat té accedint al següent enllaç: Quin ús té la funcionalitat “Comparteixen una única notificació”

Si s’han definit grups de destinataris, aquests es poden utilitzar per a incorporar-los als enviaments:

Per exemple, en aquest cas hem seleccionat aquest grup de destinataris:

I si s’afegeix el grup a l’enviament:

Un cop s’han informat les dades de l’enviament, llavors es pot publicar l’enviament al portat de ciutadà de l’eNOTUM, fent clic al botó “Envia”.

És possible que l’enviament que s’està informant, no es pugui finalitzar en aquell moment, i caldria desar-lo per a finalitzar-lo més tard. En aquest cas, es pot desar com a “Esborrany”.

Una altra possibilitat és que l’enviament que s’està informant és un d’enviament que periòdicament es repeteix. Per a aquests casos, es pot desar com a plantilla i es pot reutilitzar les vegades que siguin necessàries.

El botó “Netejar” serveix per esborrar tots els camps de la notificació.

 

Com fer una notificació complementària?

En el desplegable cal que marqueu el check de “Notificació en paper i electrònica (complementària)”

 

Si marquem aquest "check", vol dir que hem enviat al ciutadà la notificació en paper, i també en electrònic.

Recorda que la data de pràctica de la notificació serà la que es practiqui en en primer lloc, la de paper o be la electrònica (complementària)

Quan de temps romandrà la notificació complementària a la Seu de l’ens?

L’eNOTUM té definit un temps màxim per a que el ciutadà la pugui practicar de 90 dies. Transcorregut aquest temps, sense que el ciutadà hagi practicat la notificació, s’entendrà que la notificació s’haurà practicat en paper.

Quina dada, per a l’avís, es obligatòria?

Fins ara era obligatori informar sempre l’adreça de mail. Ara pots informar o el mail i/o el mòbil.

Com puc trobar les notificacions que he marcat com a complementàries?

A la cerca avançada, trobaràs un camp on pots refinar la cerca en funció de si es tracta d’una notificació que també s’ha enviat en paper.

 

Com consulto el detall de les notificacions realitzades?

Des de la pantalla principal es pot consultar el detall de qualsevol notificació o comunicació electrònica realitzada, clicant sobre el seu títol:

 

Aleshores s’obre una nova finestra amb tot el detall de la notificació o comunicació. A la part superior dreta de la pantalla, quan la notificació ja ha estat consultada per part del ciutadà o l’empresa, o bé s’ha exhaurit el termini per poder consultar-la, s’habilita el PDF d'evidències, que és el document electrònic que serveix a l’administració com a prova que la notificació s’ha practicat, en cas que calgui demostrar-ho davant d’un tribunal:

 

 

Com puc cercar i filtrar les notificacions realitzades?

A l’esquerra de la pantalla es pot veure un menú de navegació d’usuari que permet cercar les notificacions i comunicacions realitzades segons diferents criteris.

En primer lloc, es poden cercar les notificacions i comunicacions segons el seu estat, clicant en algun dels següents estats:

  • Tots: Carrega totes les notificacions ordenades per data de registre
  • En trànsit: Carrega totes les notificacions que encara no s’han dipositat
  • Dipositada: Carrega totes les notificacions que s’han dipositat, però que el ciutadà encara no ha visualitzat. Aquestes notificacions es troben ordenades per data de registre
  • Visualitzada: Carrega totes les notificacions que s’han visualitzat pel destinatari
  • Acceptada: Carrega totes les notificacions que s’han acceptat pel destinatari
  • Rebutjada: Carrega totes les notificacions que es trobin en els estats de: Rebutjada sense accés i Rebutjada sense acció. En aquest cas es visualitzarà la data d’acceptació en lloc de la data de registre
  • Error: Llistat paginat amb totes les notificacions que es troben en l’estat d’error

 

En segon lloc, es poden cercar les notificacions i comunicacions per títol o bé, fent clic a “avançada” per diferents camps.

 

 

 

Recordatoris d’avís de notificació

En crear una notificació, l’ens emissor pot personalitzar els dies en que s’enviarà al destinatari un recordatori per correu electronic o SMS (en cas que s’hagi informat el mòbil) dintre del termini per llegir la notificació.

Si no es defineix res en aquest apartat, per defecte, e-NOTUM enviarà un recordatori al destinatari a la meitat del termini . Si es defineix caldrà indicar els dies de recordatori separats per (;).

Què implica afegir persones vinculades a notificacions d’empresa?

En cas de vincular persones en les notificacions adreçades a una empresa, la notificació es podrà acceptar únicament amb un certificat de persona física vinculada a una empresa. No es podran acceptar amb un certificat només de l’empresa ni només de la persona física indicada a la notificació.  Els avisos s’enviaran a la persona vinculada i no a les dades de contacte de l’empresa.

Quins nivell d’accés es permet configurar en una notificació?

Es defineixen 3 nivells d’accés per a les notificacions, per tal que hi puguin accedir ciutadania i empreses:

  • BAIX: Poden accedir amb qualsevol dels mecanismes disponibles per a l’autenticació a e-Notum, inclosos idCAT Mòbil obtingut per Internet, paraula de pas del propi e-Notum i Cl@ve PIN de nivell bàsic, amb registre basat en l’enviament d’un codi per correu postal al domicili de l’usuari.
  • SUBSTANCIAL: Poden accedir amb qualsevol mecanisme a excepció dels categoritzats com a BAIX, és a dir, poden accedir amb idCAT Mòbil acreditat amb certificat, presencialment o videoidentificació,  Cl@ve PIN amb registre presencial o amb certificat digital, Cl@ve Permanente o Certificats digitals qualificats de signatura avançada (en programari). Exemples: idCAT, TCAT-P, FNMT de Persona Física.
  • ALT: Poden accedir només amb mecanismes categoritzats de nivell alt, o sigui, certificats qualificats de signatura electrònica qualificada (en dispositiu segur de creació de signatura qualificat). Exemples: DNIe, T-CAT.

Aquest nivell es configura quan es crea la notificació.

Es pot notificar a telèfons estrangers?

e-NOTUM accepta números de telèfons estrangers i hi envia un avís d’SMS. El servei web concretament fa els següents passos amb aquest ordre per tal de validar els telèfons:

  • Normalitza el telèfon:
    • Si al telèfon hi ha un caràcter +, el reemplaça per 00.
    • Si el telèfon comença per 0034, elimina aquests caràcters perquè és el prefix d’Espanya.
    • Si no s’indica cap prefix, el tracta com un telèfon espanyol
  • Valida el telèfon:
El correu-e i el telèfon del destinatari són obligatoris o opcionals?

Actualment eNOTUM permet crear notificacions amb les següents dades, en funció de si el destinatari és:

  • Persona Física: obligatorietat d’informar de correu-e o mòbil
  • Persona Física: correu-e i mòbil són opcionals si la notificació s’envia també en paper
  • Persona Jurídica: correu-e i mòbil són opcionals
Tipologia i mida dels annexos

La mida dels mateixos depèn de la forma en la que s’adjuntin aquests. Pots consultar el detall a la documentació tècnica del servei .

Els tipus de documents són els següents:

 Nom tipus document  Extensió tipus document
 Document XML  XML
 Document RTF  RTF
 Document PPTX  PPTX
 Document PPT  PPT
 Document XLSX  XLSX
 Document XLS  XLS
 Document ZIP  ZIP
 Document TXT  TXT
 Document MMZ  MMZ
 Document OpenOffice  ODT
 Document DOCX  DOCX
 Document iCalendar  ICS
 Document DOC  DOC
 Document PDF  PDF

Amb el rol de coordinador, pots consultar la taula indicada, accedint a l’apartat Configuració de l’e-NOTUM i clicant a la pestanya Tipus document.

En cas que el format del document annex no estigui en aquesta llista es produirà un error i no es podrà generar la notificació.

T'ha estat útil aquesta informació? NoSí (+13 puntuación, 83 votos)
El 20% l'ha trobat útil (10 vots)