La digitalització certificada de factures en paper

La normativa de facturació permet la possibilitat de digitalitzar les factures rebudes en format paper, aconseguint els beneficis lligats a la gestió dels documents electrònics i, el que és més important, poder eliminar la factura original en paper (Ordre EHA/962/2007,de 10 d’abril, per la qual es despleguen determinades disposicions sobre facturació telemàtica i conservació electrònica de factures).

D’altra banda, el Reial decret 4/2010, de 8 de gener, pel qual es regula l’Esquema Nacional d’Interoperabilitat en l’àmbit de l’Administració electrònica, en l’article “24. Digitalització de documents en suport paper” recull:

“1. La digitalització de documents en suport paper per part de les administracions públiques s’ha de fer d’acord amb el que indica la norma tècnica d’interoperabilitat corresponent en relació amb els aspectes següents:
a) Formats estàndards d’ús comú per a la digitalització de documents en suport paper i tècnica de compressió utilitzada, d’acord amb el que preveu l’article 11.
b) Nivell de resolució.
c) Garantia d’imatge fidel i íntegra.
d) Metadades mínimes obligatòries i complementàries, associades al procés de digitalització.
2. La gestió i conservació del document electrònic digitalitzat ha d’atendre la seva possible existència en un altre suport.”

Eines necessàries per a la digitalització de factures

Per dur a terme la digitalització de les factures, cal disposar d’un programa informàtic especial de digitalització. No és vàlid qualsevol programa estàndard del mercat, aquest ha d’estar homologat per l’Agència Tributària.

La llista de programaris autoritzats a tals efectes per l’Agència Tributària és la següent: Programaris homologats per l’AEAT.

Aquest programa ha de ser capaç d’identificar alguns camps específics de la factura, com ara el nom de l’empresa, el NIF, l’import, etc., i aplicar-hi la signatura electrònica. És a dir, ha d’oferir la garantia que s’obtindrà una imatge fidel i íntegra de la factura, i que se signi electrònicament.

A més, si digitalitzem una factura amb un programa homologat per l’AEAT i n’identifiquem els camps esmentats més amunt, podrem desar la factura digitalitzada en una base de dades. Si més endavant cal cercar la factura, la podrem trobar sense problemes, ja que en fer l’escaneig, el programa reconeix els camps. Això permet tenir controlades les factures digitalitzades i accedir-hi d’una manera ràpida i eficaç.

Els passos que cal seguir per tal d’obtenir una imatge fidel i íntegra són aquests:

  • Digitalització de la factura per un mitjà fotoelèctric (fitxer desat a la memòria).
  • Procés d’optimització de la imatge.
  • Introducció, com a metadades, de les informacions que exigeix l’AEAT (referència identificativa de l’homologació, marca de temps que permet l’assignació per medis electrònics de la data i hora al document electrònic, nom i versió del programa informàtic de digitalització).
  • Signatura del fitxer amb un certificat instal·lat al sistema de digitalització i invocat pel programa de digitalització.
  • Organització de la imatge juntament amb un registre de dades amb tots els camps tributaris exigibles entorn a una base de dades documental.
  • Signatura de la base de dades que garanteixi la integritat de les dades i imatges de cada període de liquidació al que estigui sotmès l’obligat tributari.
  • Accés complet a la base de dades.

Característiques que ha de tenir una factura digitalitzada

A l’hora d’obtenir una imatge digitalitzada d’una factura, l’Ordre EHA/962/2007 estableix diversos requisits. Els principals són aquests:

Formats estàndard d’ús comú: es consideren “formats estàndard d’ús comú” i són admesos com a tals, els publicats a la pàgina web de l’Agència Tributària (www.aeat.es): ISO 19005 (PDF/A), PNG, JPEG 2000, Acrobat 5 (PDF 1.4) o superior, TIFF 6.0 o superior.

Nivell de resolució: per nivell de resolució de la imatge digital codificada s’entén la resolució espacial de la imatge obtinguda. S’estableix que el nivell de resolució espacial de la imatge final ha de ser, com a mínim, de 200 ppp (píxels per polzada), tant per a les imatges en blanc i negre, com per a les imatges en color o en escala de grisos.

Garantia d’imatge fidel i íntegra: per imatge s’entén un únic fitxer digital diferent per a cada factura, d’una pàgina o més. Perquè la imatge es consideri fidel i íntegra, aquesta s’ha d’obtenir en un procés informàtic automàtic en el que, sense interrupció del mateix i sense intervenció de l’operador, es realitzin les actuacions esmentades anteriorment.

En la mateixa línia, l’article 11 d’estàndards aplicables del Reial decret 4/2010 estableix els principals aspectes de la interoperatibitat tècnica de documents electrònics.

També s’ha de considerar la Resolució de 19 de julio de 2011, de la Secretaria d’Estat per a la Funció Pública, per la que s’aprova la Norma Técnica d’Interoperabilitat de Digitalització de Documents.

Per últim, sobre els formats electrònics dels documents, s’ha d’acomplir amb l’establert a la Norma Tècnica d’Interoperabilitat del Catáleg d’Estàndards.

Aquesta informació ha estat útil?
Sí
NoNo
El 100% l'ha trobat útil (3 vots)
Millora aquest contingut

0 Comentaris

    CA ES EN