Guia d’implantació del Representa

1. Què és la Guia d’Implantació?

La Guia d’implantació del projecte Representa és un document per als usuaris del servei, destinat a facilitar la implantació i posada en funcionament, dins la vostra organització, del registre electrònic d’apoderaments en compliment del previst a la Llei 39/2015, d’1 d’octubre, de procediment administratiu comú de les Administracions públiques i el Reial Decret 203/2021, de 30 de març, pel qual s’aprova el reglament d’actuació i funcionament del sector públic per mitjans electrònics.

Aquesta Guia realitza un seguit de recomanacions per a cada una de les següents actuacions:

  • Què és un registre electrònic d’apoderaments?
  • L’alta al servei.
  • Parametritzar Representa.
  • Aspectes vinculats amb expedients, tràmits i formularis.
  • Integracions.
  • Formació del personal.
  • Regulació.
  • Operativa del servei.
  • Difusió.

Està elaborada a partir d’experiències pràctiques de diverses Administracions públiques catalanes, i conté qüestions de caràcter tècnic, organitzatiu i procedimental. També disposeu del portal de Suport per a més informació sobre altres qüestions del servei.

2. Què és un registre electrònic d’apoderaments?

El Registre Electrònic d’Apoderaments, creat per la Llei 39/2015, d’1 d’octubre (art.6), permet inscriure les representacions que els ciutadans, professionals i empreses atorguen a tercers per actuar en el seu nom davant de les Administracions Públiques. El Representa és un registre electrònic d’apoderaments comú de tots els ens usuaris del servei (més informació: Què és i què fa el Representa?).

El Representa només és una de les diferents vies vàlides en dret d’acreditar que una persona és representant d’una altra (art.5 Llei 39/2015, d’1 d’octubre) (més informació: Què és i què fa el Representa? apartat “La inscripció és obligatòria per tal d’acreditar una representació?”).

El servei Representa presenta dos entorns, a banda de la possibilitat d’integració via webservice:

  • Portal empleat públic: a través de l’EACAT per a:
    • Gestionar representacions en nom de la ciutadania (altes, baixes i acceptacions).
    • Consultar representacions en un procediment administratiu.
  • Portal ciutadania: a través d’una url personalitzada per a cada ens, per a la gestió de les representacions per part de la ciutadania i empreses. En relació amb els subjectes obligats a relacionar-se electrònicament amb l’administració, han d’utilitzar aquesta via. (Més informació: Com es crea una representació? apartat “Les empreses han de gestionar les representacions per via electrònica”?.

Què no és el Representa?

  • No és un registre de funcionaris habilitats. (Més informació: Què és i què fa el Representa? apartat “Cal registrar la representació d’un funcionari habilitat a Representa?”).
  • No és un registre administratiu. (Més informació: Què és i què fa el Representa? apartat “El servei Representa és un registre administratiu?”).
  • No és un registre d’associacions. (Més informació: Què és i què fa el Representa? apartat “Representa permet incorporar les representacions recollides en registres d’associacions municipals?”).

Tips informatius de l’eina:

  • Representacions i capacitats. (Més informació: Què és una representació? apartat “Tipus d’apoderaments”).
  • Quins estats tenen les representacions? (Més informació: Què és una representació? apartat “Quins són els estats possibles d’una representació”).
  • Està integrat amb Apodera, el Registre Mercantil i de la Propietat? (Més informació: Què és i què fa el Representa? apartat “Està integrat amb Apodera, el Registre Mercantil i de la Propietat?”.

3. Passos per donar-se d’alta al servei

Consulteu Comencem amb el Representa apartat “Com puc sol·licitar el servei Representa?” per donar-vos d’alta.

Per omplir el formulari d’alta, decidiu:

  1. Quin catàleg utilitzareu:
    • Catàleg propi: haureu de parametritzar-lo segons l’apartat 3.Com es parametritza REPRESENTA.
    • Catàleg genèric de Representa que s’ofereix per defecte des del servei. (Més informació: Com puc gestionar el catàleg de tràmits? apartat “Catàleg de tràmits”).
  2. La modalitat d’ús del servei:

Tingueu en compte que l’enviament del formulari a través d’EACAT implica:

  1. L’acceptació de les Condicions generals de prestació de serveis del Consorci AOC (en la majoria de casos ja estarà aprovat per l’ús d’altres serveis) i de les Condicions específiques del servei Representa.
  2. L’aprovació de l’Acord de corresponsabilitat en el tractament de dades personals. Més informació: Comencem amb el Representa apartat “Acord de corresponsabilitat”.

És recomanable que l’òrgan competent del vostre ens aprovi la creació del Registre de Funcionaris Habilitats i, si escau, la corresponent regulació: les persones que actuaran com a gestors del servei i realitzaran tramitació atesa des de REPRESENTA hauran de tenir aquest rol (tal i com s’indica a l’apartat 3.Com es parametritza REPRESENTA).

Podeu utilitzar el mòdul de Registre de Funcionaris Habilitats d’EACAT, disponible per a tots els usuaris a l’apartat “el meu ens” (no cal sol·licitar l’alta). També hi ha possibilitat d’integració.

A futur, REPRESENTA s’integrarà amb el RFH i només es permetrà la tramitació atesa als usuaris que es comprovi que estan donats d’alta al RFH.

4. Com es parametritza Representa

Un cop se us ha comunicat que l’alta ha estat realitzada correctament, i abans de començar a utilitzar el servei, parametritzeu Representa (més informació: Comencem amb el Representa apartat “Primers passos amb Representa”).

Caldrà que faciliteu la següent informació necessària per al seu funcionament:

  1. Dades de l’ens: configureu les dades del vostre ens, que permeten que s’ompli automàticament la documentació del servei. Aquesta tasca la pot realitzar l’administrador del servei, que engloba totes les funcionalitats. (Més informació: Comencem amb el Representa apartat “Configuració dades de l’ens”).
  2. Dades dels tràmits: si opteu pel catàleg genèric que s’ofereix des del servei, no cal fer cap actuació; en canvi, si opteu per un catàleg de tràmits propi, heu de personalitzar-lo i carregar-lo al servei (pot fer-se una càrrega de tot el catàleg i després modificar parcialment tràmits i/o famílies). (Més informació: Com puc gestionar el catàleg de tràmits? apartat “Afegir famílies i tràmits al catàleg de tràmits via fitxer”).

    Actualment és possible disposar d’un catàleg propi, la tendència del servei serà l’ús d’un catàleg únic.

    Aquesta tasca la pot realitzar:

    • Administrador del Servei: inclou tots els rols
    • Administrador de l’ens: permet gestionar el catàleg propi.
  3. Rols d’usuaris: el gestor d’usuaris d’EACAT del vostre ens, ha d’assignar els rols a les persones usuàries del servei (validador, gestor, consultor, administrador de l’ens i administrador del servei). (Més informació: Comencem amb el Representa apartat “Primers passos amb Representa”).

    S’aconsella donar el rol amb funcionalitats més àmplies que es necessiti i que, les persones que realitzaran la tramitació atesa (no és necessari per còpies autèntiques, que poden ser amb segell d’òrgan), han de disposar de l’habilitació pertinent.

  4. Seu-e: incorporeu l’enllaç del portal de ciutadania, que se us facilita en el moment de l’alta, a la vostra seu electrònica, per promocionar i difondre la gestió electrònica de les representacions. Consulteu el llistat d’ens donats d’alta al servei, i les dades relatives a la protecció de dades personals. (Més informació: Comencem amb el Representa apartat “Ens donats d’alta a Representa”).

5. Aspectes vinculats amb expedients, tràmits i formularis

La posada en funcionament de Representa pot comportar la modificació dels fluxos d’expedients, tràmits i formularis per incloure la consulta de les representacions que puguin estar inscrites al servei. Per això:

  • Identifiqueu els procediments afectats, aquells que siguin susceptibles de ser formulats per una persona en representació d’un tercer.
  • Analitzeu les variables i requeriments a incorporar als expedients, tràmits i/o formularis i plantilles associades als expedients i tràmits. És important defineixin les noves necessitats i variables a incorporar.
  • Si cal, implementeu les modificacions oportunes a les sol·licituds, formularis i plantilles, consistents en incloure els camps relatius a les representacions, per facilitar els números d’assentament, etc.

D’aquest procés pot resultar-ne la necessitat d’establir formularis específics per a atorgar representacions i poders (teniu a la vostra disposició els models que ofereix per defecte el servei a Com es crea una representació? apartat “Obtenir plantilles de documents”).

6. Integracions

Si opteu per la integració, avalueu la integració de les funcionalitats de Representa al vostre gestor d’expedients i altres serveis d’administració electrònica on la representació sigui rellevant. Es tracta d’analitzar els requeriments per a la integració i, en funció del resultat d’aquesta anàlisi, implementar-la. És important que us llegiu la documentació d’integració i analitzeu les diferents modalitats de consum previstes (REPRESENTA_VALIDACIO / REPRESENTA_CONSULTA / REPRESENTA_MODIFICACIO / REPRESENTA_ALTA).

Heu de determinar quines són les modalitats de consum que utilitzareu (gestió de les inscripcions i/o consulta de representacions a la BBDD) i facilitar la informació pertinent a l’AOC, ja que es farà servir de forma automàtica des del servei.

El següent pas és iniciar les tasques tècniques d’integració.

Si en la sol·licitud ens vàreu demanar utilitzar el servei via EACAT però en algun moment, decidiu consumir-lo a través d’integració, en alguna de les seves modalitats de consum, només heu de sol·licitar-ho pels canals habituals.

A la web del servei teniu més informació sobre el suport a integradors.

7. Proves i formació del personal

És recomanable que, realitzades les actuacions anteriors, testeu el correcte funcionament del servei abans de posar-lo en funcionament.

Podeu provar les funcionalitats mitjançant un pilot, seleccionant col·lectius susceptibles de ser usuaris freqüents del servei o bé, un tràmit (o família de tràmits) que puguin generar un volum elevat d’inscripcions i posteriors actuacions per part dels apoderats o representants.

També s’aconsella elaborar i executar un Pla de formació per al personal de l’organització que utilitzarà el servei. Per a fer-ho:

  • Determineu els col·lectius a formar.
  • Reviseu els materials del Portal de Suport de Representa.
  • Realitzeu els curs virtual de Representa
  • Apunteu-vos a les formacions de l’AOC/ (si s’escau)
  • Elaboreu materials de formació propis (si s’escau), tant pel que fa al funcionament del servei com d’aspectes pràctics (més informació, a l’apartat 9.Operativa del servei).
  • Determineu el calendari de formacions (si escau), sense perjudici d’altres sessions que puguin organitzar-se.

8. Regulació

Si compteu amb una disposició de caràcter general que desenvolupi les previsions de la Llei 39/2015, d’1 d’octubre (per exemple, una Ordenança general d’administració electrònica), analitzeu si cal modificar-la, o no, per incloure qüestions relatives al registre electrònic d’apoderaments.

Si no en teniu, valoreu si alguns aspectes del registre electrònic d’apoderaments poden ser objecte de regulació específica.

En cas que sigueu usuaris de Representa, tingueu en compte els aspectes tècnics del servei que poden estar relacionats amb aquesta regulació (per exemple, la necessària acceptació de la representació) i, valoreu l’adaptació.

El Decret 76/2020, de 4 d’agost, d’Administració digital, pel que fa a l’Administració de la Generalitat de Catalunya, o l’Ordenança tipus d’administració electrònica elaborada per LOCALRET, per als ens locals, són 2 exemples de disposicions que tenen per desenvolupen les previsions relatives al registre electrònic d’apoderaments en els àmbits respectius.

9. Què he de tenir en compte quan s’utilitza el servei?

  • Gestió altes/baixes/acceptacions:
    • Tasques a afrontar per part de les OAMR amb el rol del Gestor (que engloba també les funcions del consultor).
    • Les OAMR han d’assistir obligatòriament a la ciutadania i altres subjectes no obligats en la gestió de les altes, baixes i acceptacions a través del portal de l’empleat públic o del portal personalitzat de l’ens, per la qual cosa, el personal assignat ha de disposar dels rols necessaris i la formació pertinent tant de l’eina en sí com del procediment a seguir.
    • La tramitació atesa és un mecanisme d’assistència als interessats que també pot servir per instar representacions d’ofici.
    • El certificat de representant és un mecanisme d’acreditació de la representació, per tant, no és necessària la inscripció de la representació al Representa.
  • Validació de representacions amb documentació adjunta a validar:
    • Aquelles representacions que estan en estat Pendent de Validació, han de ser revisades i validades o denegades pel rol Validador (que conté també les funcions del rol Consultor)
  • Consulta de representacions:
    • És la comprovació de si existeix una representació vàlida entre dues persones (físiques i/o jurídiques) per a la realització d’un tràmit concret en una data concreta.
    • La consulta es pot realitzar automàticament via integració o bé, manualment, a partir de l’usuari consultor
    • Permet obtenir una evidència en xml de l’existència d’aquesta representació, i en breu, una evidència en pdf, que l’ens ha de descarregar i guardar a l’expedient administratiu corresponent. Més informació: Com puc fer consultes de representacions?

10. Difusió

Quan poseu en funcionament el servei, podeu fer-ne publicitat a la vostra web, els butlletins, organitzar jornades de difusió, etc., per exemple, a col·lectius de grans usuaris i en el sí de tràmits susceptibles de generar inscripcions (els mateixos supòsits que el pilotatge de l’apartat 7.Proves i formació del personal).

També es recomana que habiliteu punts d’assistència, espais habilitats per ajudar als interessats quan instin la inscripció de representacions.

Per si és d’ajuda, el portal de suport de l’AOC té un apartat de suport destinat a la ciutadania i es recomana fer-ne difusió entre la ciutadania.

Per a més informació sobre Representa, consulteu el portal de suport del servei.

T'ha estat útil aquesta informació? NoSí (0 puntuación, 2 votos)
El 50% l'ha trobat útil (2 vots)