Gestió de les polítiques de retenció i disposició de documents

Tipus d’usuari: arxiver

Les polítiques de retenció i disposició determinen el període de temps que els PIA han de romandre a la plataforma (període de retenció) en funció dels seus valors i assegurar la seva disposició corresponent: eliminació total, eliminació parcial (mostreig numèric, buidat selectiu, mostreig cronològic, eliminació fitxers i conservació metadades), conservació permanent i transferència.

Per retenció s’entén el període de temps durant el qual un determinat PIA ha de ser emmagatzemat o arxivat a la plataforma.

Per disposició, cal entendre aquells processos associats amb la determinació del seu destí, és a dir, quines accions poden passar en la data especificada en la política: la transferència, l’eliminació o la conservació dels PIA.

Aquestes polítiques de retenció i disposició permeten a l’arxiver predeterminar, de forma congruent amb la legislació vigent sobre gestió d’arxius i documents (Llei 10/2001 i les TAAD), els factors de conservació aplicables a un determinat PIA o conjunt de PIA.

Alta política de disposició

Per donar d’alta una nova política l’usuari ha de clicar a “Afegeix nova política” dins de l’apartat de “Gestió polítiques de disposició” de la pestanya “Administració”.

iarxiu_politiques_disposicio_01

Els camps a informar són els següents:

  • Dades identificatives:
    • Sèrie documental (desplegable amb les sèries donades d’alta)
    • Identificador del PIA
  • Dades descriptives:
    • Nom de la política
    • Descripció de la política
    • Codi TAAD, títol TAAD, publicació ordre al DOGC i Resolució de la CNAATD
    • Motiu de la política i correu electrònic a qui es notificarà quan es vagi a procedir a l’execució de la política (es poden afegir més d’una adreça de correu electrònic separant-les mitjançant una coma)
  • Acció a realitzar. Una de les següents:
    • Eliminació total
    • Eliminació parcial (s’indica percentatge de conservació)
    • Eliminació parcial per buidat selectiu (eliminarà els documents no essencials)
    • Eliminació parcial per mostreig cronològic (s’indica la terminació de l’any de creació dels documents a conservar)
    • Eliminació de fitxers (només elimina binaris)
    • Conservació permanent
    • Transferència (s’indica ens i fons destinataris)
    • Pendent de revisió
  • Condicions d’accions:
    • Que la data d’obertura o de tancament estigui entre unes dates o bé
    • Període de retenció a comptar a partir dels valors del camp data obertura/tancament
  • Execució de la política:
    • Data d’inici d’execució.
    • Freqüència d’execució (en anys, mesos o dies)

iarxiu_politiques_disposicio_02

iarxiu_politiques_disposicio_03

Un cop s’han emplenat totes les dades la política s’ha creat correctament:

iarxiu_politiques_disposicio_04

Modificació política

La modificació d’una política permet a l’arxiver modificar algunes les dades d’una política.

Activació/desactivació política

L‘activació / desactivació de polítiques permet a l’arxiver arrencar o parar una determinada política. Les polítiques actives creen les tasques i operacions corresponents, i les polítiques inactives no executen cap acció, però es poden consultar les seves dades.

Consulta execucions

La consulta d’execucions i resultats permet a l’arxiver veure quines han estat les execucions de la política, ordenades de més recent a més antiga. Per consultar quins PIA s’han vist afectat per l’aplicació de la política cal consultar el registre d’accions.

Les dades que es mostren a la consulta per cadascuna de les execucions de la política són les següents:

  • Hora d’inici de l‘execució
  • Hora de finalització de l‘execució
  • Resultat de l’execució. Els estats possibles són:
    • Correcte
    • Error
    • Execució en curs
  • Nombre de paquets afectats o tractats durant l’execució

Eliminació política

Aquesta opció permet eliminar una política.

Aquesta informació ha estat útil? NoSí
No hi ha valoracions d'aquesta FAQ
Close Bitnami banner
Bitnami