Els requisits de la factura electrònica

La factura electrònica dins del procés comptable global no ha d’entendre’s com part d’un procés aïllat, sinó com un element integrat dins del conjunt de la gestió financera d’un organisme. A grans trets, el procés de facturació electrònica el formen dos processos bàsics i diferenciats segons si es tracta de l’emissor o receptor de la factura.

Requisits en l’emissió de factures:

  • Generació de la factura des dels sistemes de gestió de l’emissor o des d’una plataforma de mercat prestadora de serveis de facturació electrònica amb la conformitat del receptor.
  • Transformació del format d’origen de l’emissor en el format de factura adequat.
  • Signatura electrònica de les factures, directament per l’emissor o per una plataforma de tercers mitjançant un certificat digital reconegut.
  • Custòdia de les factures signades-e o de la matriu originària de les mateixes per part de l’emissor o del prestador de serveis de facturació electrònica.
  • Accés, consulta, visualització, impressió, auditoria de signatura i descàrrega de les factures signades dins dels sistema de l’emissor (si decideix conservar la factura signada) o bé, dins la plataforma de tercers.

Requisits en la recepció de factures:

  • Recepció de les factures en format digital.
  • Verificació de la signatura-e de les factures, bé des d’una aplicació local o a través d’una plataforma de validació de tercers.
  • Repositori i custòdia de les factures signades en una aplicació local o en una plataforma de tercers.
  • Aplicació local o dels prestadors de serveis de facturació electrònica per a l’accés, consulta, visualització, impressió, auditoria de signatura i descàrrega de les factures signades.

D’aquesta forma, ja no s’exigeix imprimir la factura perquè aquesta sigui vàlida legalment i sobretot, el seu tractament (emissió, distribució i conservació) pot realitzar-se directament sobre el fitxer electrònic generat per l’emissor.

Destacar a més, que totes les obligacions anteriors poden ser realitzades directament pel propi obligat tributari o per un tercer, actuant aquest en nom i per compte del primer, amb qui haurà de disposar del corresponent acord de prestació de serveis (regulat a l’article 5.1 del RD 1496/2003, on el legislador deixa clar que encara que es permeti la subfacturació a tercers, és l’obligat tributari el responsable de complir totes aquestes obligacions).

 

Contingut de les factures.

El Reial decret 1619/2012, de 30 de novembre, pel qual s’aprova el Reglament pel qual es regulen les obligacions de facturació, al seu capítol II, requisits de les factures, a l’article 6 fa referència al contingut de la factura en els següents termes:

“1. Tota factura i les seves còpies han de contenir les dades o requisits que s’especifiquen tot seguit, sense perjudici dels que puguin ser obligatoris a altres efectes i de la possibilitat d’incloure qualssevol altres mencions:
a) Número i, si s’escau, sèrie…
b) La data de l’expedició.
c) Nom i cognoms, raó o denominació social completa, tant de l’obligat a expedir factura com del destinatari de les operacions.
d) Número d’identificació fiscal…
e) Domicili, tant de l’obligat a expedir factura com del destinatari de les operacions.
f) Descripció de les operacions, consignant totes les dades necessàries per determinar la base imposable de l’impost…
g) El tipus impositiu o tipus impositius, si s’escau, aplicats a les operacions.
h) La quota tributària que, si s’escau, es repercuteixi, que s’ha de consignar per separat.
i) La data en què s’hagin efectuat les operacions que es documenten o en què, si s’escau, s’hagi rebut el pagament anticipat, sempre que es tracti d’una data diferent de la d’expedició de la factura.
j) En el supòsit que l’operació que es documenta en una factura estigui exempta de l’impost, una referència a les disposicions corresponents de la Directiva 2006/112/CE, de 28 de novembre, relativa al sistema comú de l’impost sobre el valor afegit, o als preceptes corresponents de la Llei de l’impost o indicació que l’operació n’està exempta…”

Conservació de la factura electrònica.

El receptor de la factura electrònica l’haurà de conservar tal com li ha estat transmesa, en un suport electromagnètic o òptic i haurà de disposar de mitjans informàtics que li permetin verificar la seva autenticitat i integritat.

D’altra banda, l’obligació de conservar el fitxer en format digital, sempre que el receptor estigui interessat, podrà ser substituïda per la impressió de la factura en format paper. En aquest cas haurà d’incloure les dades pròpies de la factura i codis PDF-417 com marques gràfiques d’autenticació (dades fiscals i d’emissió i la signatura electrònica).

L’ús del PDF-417 es tracta en l’article 8 de l’Ordre EHA/962/2007 i preveu que cal disposar d’un programa informàtic que generi la impressió i dos conceptes de codis PDF-417. Les marques d’impressió sempre apareixen en la mateixa posició en un DIN-A4 i per generar els codis es fa servir el procediment MACRO PDF-417 .

Per imprimir el codi PDF-417 serveixen la major part d’impressores làser, tèrmiques i de raig de tinta (en aquest cas cal fer servir paper de bona qualitat). D’altra banda, per llegir un codi PDF-417 cal tenir un lector que pugui llegir codis 2D per tornar a reproduir i validar el document original.

Aquesta opció només es recomana en organitzacions amb un volum molt reduït de factures i sense automatització de dades en sistemes comptables.

 

Aquesta informació ha estat útil? NoSí (-6 rating, 12 votes)
El 25% l'ha trobat útil (12 vots)
Millora aquest contingut

2 Comentaris

    1. Hola Lluís,

      No et podem ajudar sense saber quin és el problema però, si vols, pots contactar amb el nostre Centre d’atenció a l’usuari a través del botó “Obre una petició” que trobaràs al marge superior dret d’aquesta pàgina.

      Atentament,

      Suport AOC

CA ES EN