De quina manera puc organitzar i classificar els documents a DESA’L?

La pedra angular per organitzar la documentació és el quadre de classificació, entès com una estructura jeràrquica i lògica en la què es representen les funcions i les activitats de qualsevol organització que acaben generant expedients i/o documents.

La gestió documental agrupa expedients d’una manera estructurada i, segons les bones pràctiques, aquesta estructura hauria de reflectir les funcions i activitats de negoci de l’organització. El quadre de classificació és una jerarquia de classes que s’estructura de la següent forma:

DESAL_QdC1

L’estructura del quadre de classificació és jeràrquica perquè és la forma d’assegurar una organització clara, estable i efectiva dels documents.

Les classes

El quadre de classificació es conforma mitjançant el concepte de classes. Les classes aporten un marc per a la classificació i són els pilars bàsics del quadre de classificació. Les característiques de les classes són les següents:

  • És l’element d’organització que pot contenir altres classes i expedients, però que no pot contenir documents.
  • No existeix un límit de classes ni de nivells que permet una gran flexibilitat en la construcció del quadre.
  • Mitjançant les classes es representen tots els nivells del quadre de classificació, ja siguin àmbits, funcions,sub-funcions, activitats o transaccions.

L’arxiver és el rol que s’encarrega de la seva creació i administració.

Els expedients

L’expedient és aquella entitat formada pel conjunt de documents electrònics corresponents a un procediment administratiu, qualsevol que sigui la informació que contingui. Tot expedient ha d’estar sempre associat a una classe del quadre de classificació, sense importar a quin nivell es trobi del quadre.

Les característiques dels expedients són les següents:

  • No pot contenir altres expedients ni classes.
  • Està format per documents electrònics, un índex electrònic i unes metadades bàsiques.
  • L’expedient ha de ser únic en el repositori i mitjançant el número d’expedient es controla la seva unicitat. La plataforma no permet crear expedients amb el número d’expedient existents. Aquest control s’ha establert per facilitar la captura automàtica dels documents procedents del servei web.

L’usuari o arxiver podrà crear, modificar, consultar i tancar expedients sempre i quan tingui els permisos adients a la classe del quadre.

Els documents

Segons la llei 11/2007 és informació de qualsevol naturalesa en forma electrònica, arxivada en un suport electrònic segons un format determinat, i susceptible d’identificació i tractament diferenciat.

Les característiques dels documents electrònics són les següents:

  • És una unitat digital de tractament que inclou un bloc de dades (dades de contingut i, opcionalment, la/es signatura/es electrònica/es associada/es) i un bloc de metadades.
  • No són contenidors d’altres objectes.
  • Els documents electrònics s’han de gestionar i conservar en expedients electrònics.

L’usuari o arxiver podrà afegir documents a l’expedient sempre i quan tingui els permisos adients.

Model entitat relació

DESA’L ha implementat el següent model d’entitat – relació, una visió de les entitats associades als documents i les seves regles de funcionament:

DESAL_QdC2

En concret, les regles de funcionament són les següents:

  • El quadre de classificació està format per 0-n classes
  • Cada classe pot contenir de 0-n classes o bé de 0-n expedients. No està permès que un document pengi directament d’una classe.
  • Un expedient pot contenir de 0-n document. No està permès crear classes dins d’un expedient
  • Un document sempre està format per un únic fitxer de contingut. No està permès associar una signatura electrònica del tipus detached al document.
Aquesta informació ha estat útil? NoSí
No hi ha valoracions d'aquesta FAQ
Close Bitnami banner
Bitnami