Creació plantilles per descriure els paquets d’informació de transferència

Tipus d’usuari: administrador de fons

L’editor de plantilles ens permet crear fitxers XML que tenen la funció d’establir un patró i normalitzar l’acció de descriure els paquets d’informació de transferència, ja siguin aquests expedients electrònics o documents electrònics, que es volen ingressar a la plataforma i requerir la informació de les metadades necessàries per a la correcta gestió i preservació dels mateixos.
La funció de les plantilles és la següent:

  • descriure l’estructura del paquet d’informació, que pot ser:
    • expedient flexible (que pot incloure de 1 a n documents i en la que és obligatori informar metadades a nivell d’expedient i de document )
    • expedient flexible bàsic (que pot incloure de 1 a n documents i en la que només cal informar les metadades a nivell d’expedient)
    • expedient rígid (que inclou un nombre exacte de documents i en la que és obligatori informar metadades a nivell d’expedient i de document)
    • expedient rígid bàsic (que inclou un nombre exacte de documents i que només cal informar les metadades a nivell d’expedient)
    • un sol document
  • establir quins vocabularis de metadades s’utilitzen per descriure el paquet d’informació i;
  • limitar els formats de fitxers acceptats.

L’eina ens permetrà crear una plantilla des de zero, o carregar-ne una per poder modificar-la.

Per crear una plantilla, cal anar a la pestanya “Administració” i clicar a “Creació plantilles”

iarxiu_creacio_plantilla_1

El primer que s’ha de fer és indicar el nom de la plantilla i seleccionar quin tipus de plantilla es vol crear:

  • document (per a documents sols)
  • expedient rígid (per expedients que inclouen un nombre exacte de documents i en la que és obligatori informar metadades a nivell d’expedient i de document)
  • expedient flexible (per expedients que inclouen de 1 a n documents i en la que és obligatori informar metadades a nivell d’expedient i de document)
  • expedient rígid bàsic (per expedients que inclouen un nombre exacte de documents i que només cal informar les metadades a nivell d’expedient)
  • expedient flexible bàsic (per expedients que inclouen de 1 a n documents i en la que només cal informar les metadades a nivell d’expedient)

En el cas de seleccionar el tipus de plantilla “expedient rígid” o “expedient rígid bàsic” s’habilita el camp “nombre de documents” per informar el nombre de documents que formen part de l’expedient.

iarxiu_creacio_plantilla_2

Un cop donat el nom i definit el tipus de plantilla ja es pot passar a personalitzar, si s’escau, la plantilla:

  • Nivells de plantilla que permet seleccionar quins vocabularis de metadades addicionals es volen fer servir per descriure, ja sigui pel nivell document i/o expedient
  • Vocabularis que permet personalitzar els elements o camps dels diferents vocabularis que s’utilitzaran a la plantilla
  • Formats de fitxers que permet restringir quins són els formats dels fitxers acceptats al fer un ingrés.

En el cas que no es vulgui personalitzar cap element més de plantilla, cal clicar a “desar plantilla” i guardar el fitxer XML que es crea en local. Posteriorment, caldrà pujar la plantilla fent servir la funcionalitat “administració de plantilles”.

iarxiu_creacio_plantilla_3

Exemple personalització plantilles

Si el que es pretén es personalitzar els elements de metadades per incloure valors per defecte, llista de valors, etc. només cal clicar el botó “Vocabularis” i a la següent pantalla es pot indicar si el vocabulari de metadades serà indexat o no (per fer les cerques) o bé personalitzar els seus elements de metadades amb l’objectiu de facilitar l’emplenat d’aquestes quan es faci servir la plantilla per descriure el PIT.

iarxiu_creacio_plantilla_4

L’usuari per cada vocabulari pot:

  • Indicar si vol que el vocabulari sigui indexat o no pel motor de cerques de la plataforma, clicant el botó “indexa/no indexa”
  • Personalitzar els diferents elements/metadades del vocabulari.

A la columna “Elements/metadades personalitzats” apareixen els elements que d’alguna forma l’administrador ha volgut particularitzar o restringir.

iarxiu_creacio_plantilla_5

Per personalitzar els elements de metadades, cal seleccionar el vocabulari i clicar al botó “Personlitza vocabulari”. A la següent pantalla, apareix un desplegable amb tots els elements de metadades del vocabulari i es pot indicar la seva consignació (opcional/obligatori) i el tipus de dades de l’element (valor prefixat, un per defecte o es composa d’una llista de valor).

iarxiu_creacio_plantilla_6

Un cop establerta la particularització de l’element, aquest apareix a la llista d’elements de vocabularis personalitzats:

iarxiu_creacio_plantilla_7

Cal repetir el mateix procediment per cadascun dels elements de metadades que es vol personalitzar. Un cop acabat cal clicar al botó “Torna” per poder desar la plantilla o bé personalitzar altres opcions de la plantilla (nivells o formats dels fitxers).

T'ha estat útil aquesta informació? NoSí (+2 puntuación, 2 votos)
No hi ha valoracions d'aquesta FAQ