Coneix e-Valisa

La valisa electrònica (e-Valisa) és un servei que permet enviar i registrar documents en format electrònic, telemàticament i a l’instant. El seu objectiu és reemplaçar la valisa convencional en paper, on els documents que s’han d’enviar i registrar son traslladats d’una unitat origen a un altra unitat destí manualment per diferents persones.

Funcionalitats del servei: Podràs realitzar les següents operacions a les valises que rebis o enviïs:

Obtenir el justificant.

Sabem que per a tu és important que puguis obtenir una evidència de les valises que rebis i/o enviïs i per això tens una funcionalitat per poder generar aquest justificant del lliurament de la valisa en format PDF amb totes les seves dades. El PDF està signat amb un segell electrònic del Consorci AOC i inclou la data i hora, i els números de registre de sortida i entrada per tal de que puguis acreditar l’enviament i/o recepció de les valises.

Marcar com a no llegida.

Tot i que hagis llegit una valisa rebuda, potser et pot interessar marcar-la com a no llegida per tal que més tard te’n recordis de tornar-la a llegir.

Mou a l’històric.

Per tal de poder tenir les safates d’entrada i enviades el més endreçades possibles, podràs enviar a l’històric les valises que en principi pensis que ja no requereixen de la teva dedicació.

Retorna.

Si per error reps una valisa o bé si consideres que no l’hauries d’haver rebut, podràs retornar-la a l’usuari emissor indicant el motiu corresponent.

Reenvia com a correu-e.

Si necessites que una tercera persona faci alguna tasca relacionada amb la valisa que acabes de rebre, pots fer que l’eina enviï un correu electrònic a l’adreça que l’indiquis, posant com a Assumpte del correu l’Assumpte de la valisa, com a cos del correu el contingut i annexant els documents (i el justificant).

Reenvia com a eValisa.

Si necessites reenviar a un nou usuari destinatari una valisa que ja vas enviar, podràs fer-ho seleccionant aquesta opció de la safata d’enviades. Es crearà una nova valisa omplint automàticament totes les dades de la valisa amb les dades de la valisa original (assumpte, contingut, fitxers annexos i opcions seleccionades). L’únic que hauràs d’indicar és el destinatari. A diferència de l’opció anterior, en aquest cas sí es farà l’assentament de sortida i entrada corresponents, de manera que cal fer servir aquesta opció quan necessitis constància fidedigna d’aquest reenviament.

Destacada.

Aquesta funcionalitat et permetrà marcar, o bé desmarcar, una valisa qualsevol com a destacada per tal que la puguis localitzar ràpidament a la safata Destacades.

 

Safates d’una e-Valisa: totes les teves valises estaran organitzades en diferents safates per tal que les puguis localitzar amb facilitat. Les safates que trobaràs a l’eValisa són les següents:

Safata d’entrada.

Totes les noves valises que vagis rebent, tant si ets l’usuari receptor com si ets un visualitzador, s’aniran dipositant a la safata d’entrada. Aquesta és la safata que per defecte es mostrarà a l’eValisa cada vegada que accedeixis.Aquesta safata disposa d’un indicador per tal que sàpigues quantes valises has rebut i encara no has consultat.

Per a vistiplau.

Si disposes d’algun col·laborador que t’ajuda a gestionar la teva valisa, aquest et podrà preparar les valises que hagis d’enviar. En el moment en que estiguin preparades per a la teva revisió les trobaràs a la safata de vistiplau. Aquesta safata disposa d’un indicador per tal que sàpigues quantes valises tens pendents de revisar.

Esborrany.

Quan creïs una nova valisa podràs anar desant els canvis que vagis fent per tal que no perdis la feina que vagis fent. En el moment de desar la valisa, aquesta es guardarà a la safata d’esborrany. En el moment en que enviïs la valisa aquesta desapareixerà de la safata d’esborrany. També s’eliminarà si decideixes esborrar la valisa. Aquesta safata disposa d’un indicador per tal que sàpigues quants esborranys tens creats.

No llegides en termini.

Si envies una valisa especificant una data de termini i l’usuari receptor no l’ha llegit dins d’aquest termini, la valisa t’apareixerà automàticament classificada dins la safata de no llegides en termini. D’aquesta manera podràs identificar ràpidament aquests casos per poder realitzar les accions que consideris oportunes. Recorda però, que abans de que venci el termini, l’eValisa t’enviarà tant a tu com a l’usuari receptor avisos per correu-e. Aquesta safata disposa d’un indicador per tal que sàpigues si tens alguna valisa en aquesta safata.

Enviades.

Totes les valises que enviïs (incloent totes aquelles que hagi enviat un dels teus col·laboradors en el teu nom) apareixeran classificades en aquesta safata. Aquesta safata disposa d’un indicador per tal que sàpigues quantes valises has enviat i encara no han estat llegides pel destinatari.

Destacades.

Podràs marcar com a destacada qualsevol de les teves valises, estigui a la safata que estigui. D’aquesta manera podràs accedir ràpidament des d’aquesta safata a aquelles valises que són del teu especial interès.

Històric d’entrada.

Les valises que rebis a la safata d’entrada no es podran eliminar mai, doncs estan registrades a S@rcat. Ara bé, una vegada hagis finalitzat el treball associat a una valisa rebuda, et recomanem que l’arxivis a la safata d’històric per tal que tinguis la safata d’entrada al més endreçada possible. D’aquesta forma, a la safata d’entrada només tindries tot allò que encara requereix de la teva atenció i que molt probablement necessitarà d’alguna acció per la teva banda. Pel contrari a l’històric d’entrada tindràs totes aquelles valises que has rebut, però que ja has processat i que en principi no requeriran de cap acció més per la teva part. Aquesta safata disposa d’un indicador per tal que sàpigues quantes valises estan a l’històric d’entrada i encara no han estat llegides. En principi si segueixes les nostres recomanacions no hauries de tenir-ne cap.

Històric de sortida.

De forma anàloga et recomanem, que les valises que hagis enviat i que ja no requereixin de la teva atenció les arxivis a la safata d’històric, per tal que a la safata d’enviades només tinguis aquelles valises que requereixin de la teva atenció. Aquesta safata disposa d’un indicador per tal que sàpigues quantes valises estan a l’històric de sortida i encara no han estat llegides.

 

Totes aquestes safates tenen un comportament molt similar:
  • Mostren per a cada valisa un resum de la seva informació principal (emissor, receptor, l’assumpte, data i hora de l’enviament, les seves característiques i/o opcions, etc.) i permeten accedir al detall de la valisa fent clic en una determinada.
  • Remarquen en negreta les valises que encara no han estat llegides pel destinatari, doncs entenem que són aquestes les que més necessiten de la teva atenció.
  • La safata mostra un màxim de 10 valises per pàgina i mostren opcions per tal que puguis anar avançant/retrocedint per les diferents pàgines.
  • Disposen d’un camp de selecció que habilita les diferents funcionalitats disponibles per a cada cas (moure a l’històric, obtenir el justificant de la valisa, enviar per correu-e la valisa, retornar-la, etc.)
  • Disposen d’una opció per poder marcar la valisa com a Destacada (o bé eliminar-ne aquesta opció si ja estava marcada).
  • Mostren les valises ordenades de la més recent a la menys recent.

 

Les dades d’una valisa són molt similars a les d’un correu electrònic:
Origen L’usuari emissor de la valisa.
Destinatari L’usuari receptor de la valisa.
Visualitzador/s Usuari/s que tot i que no rebrà/n la valisa des d’un punt de vista conceptual, la podrà/n consultar a tots els efectes (sempre i quan la valisa no sigui confidencial).
Assumpte És una paraula o frase que resumeix el tema sobre el que tracta la valisa. A diferència d’un correu tradicional a l’eValisa serà obligatori indicar-ne l’assumpte.
Contingut Aquesta és la part principal de la valisa on has de detallar a l’usuari destinatari el missatge que necessites comunicar-li.
Annexos Són els arxius que es poden enviar conjuntament a la valisa. La valisa permet 3 mecanismes per annexar fitxers:

    • Adjuntar el fitxer directament a la valisa de forma que l’usuari receptor pugui consultar l’annex directament des de la valisa (aquest és el mateix mecanisme que fa servir el correu electrònic)
    • Indicar l’enllaç d’una adreça que conté l’annex. L’usuari receptor haurà d’accedir a aquest enllaç per poder consultar i descarregar l’annex.
    • Indicar un codi CSV que referència l’annex.

 

A més a més d’aquestes dades, la valisa pot tenir opcionalment les següents característiques:
Confidencial Si el contingut de la valisa és sensible podem marcar la valisa com a confidencial de forma que els col·laboradors que no tinguin els permisos corresponents no podran consultar-la.
Important Podem marcar la valisa com a important si volem indicar a l’usuari receptor que considerem que aquesta valisa és d’especial rellevància.
Termini de lectura Es pot incloure una data de termini de lectura per a la valisa de forma que tant l’usuari emissor com l’usuari receptor rebin avisos per correu-e si la valisa no s’ha llegit pel receptor 2 dies abans de que venci la data de termini indicada. A més a més, les valises que hagin exhaurit el termini de lectura sense haver sigut consultades es mostraran en una safata específica per tal de que es puguin identificar amb facilitat.
T'ha estat útil aquesta informació? NoSí (+24 puntuación, 30 votos)
El 67% l'ha trobat útil (3 vots)