Aspectes jurídico-organitzatius

3.1. Aspectes jurídico-organitzatius

3.1.1. Regulació de la notificació electrònica
3.1.2. Regulació del registre electrònic
3.1.3. Gestió del consentiment
3.1.4. Adaptació de procediments administratius
3.1.5. Adaptació de la Seu electrònica
3.1.6. Arxiu de notificacions i evidències

 3.1. Aspectes jurídico-organitzatius

Per dur a terme la implantació de les notificacions electròniques a la pròpia organització, cal tenir en compte que no es tracta només de la implantació d’un projecte tecnològic, sinó que caldrà planificar el projecte tenint en compte els aspectes jurídics, tecnològics i organitzatius. En aquest mòdul es detallen tots aquests aspectes que s’hauran de tenir en compte per assegurar que la implantació de les notificacions electròniques es faci amb garanties d’èxit dins de la pròpia organització.

grafic

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3.1.1. Regulació de la notificació electrònica

Per reglament, les administracions públiques poden establir l’obligatorietat de comunicar-se amb aquestes utilitzant només mitjans electrònics quan els interessats es corresponguin amb persones jurídiques o col·lectius de persones físiques que, amb motiu de la seva capacitat econòmica o tècnica, dedicació professional o altres motius acreditats, tinguin garantit l’accés i la disponibilitat dels mitjans tecnològics necessaris.

Alguns exemples de regulació que estableixen l’obligatorietat de les notificacions electròniques són:

  • Ministeri d’Hisenda i Economia: Reial Decret 1363/2010, de 29 d’octubre, pel qual es regulen supòsits de notificacions i comunicacions administratives obligatòries per mitjans electrònics en l’àmbit de l’Agència Estatal d’Administració Tributària
  • Servei Català de Trànsit: Llei 18/2009, de 23 de novembre, per la qual es modifica el text articulat de la Llei sobre trànsit, circulació de vehicles de motor i seguretat viària, aprovat pel Reial decret legislatiu 339/1990, de 2 de març, en matèria sancionadora
  • Altres: a l’Espai d’Administració Oberta del Consorci AOC es poden trobar casos reals d’administracions que han regulat l’obligatorietat

D’altra banda, pel que fa al cas concret de les administracions locals, aquestes poden aprovar ordenances d’administració electrònica dins de les quals es reguli la notificació electrònica, en base a la legislació bàsica estatal i autonòmica, i en les quals es pugui contemplar també supòsits de notificacions electròniques obligatòries per a determinats col·lectius.

Cal tenir en compte que l’aprovació de l’ordenança d’administració electrònica és opcional en el sentit que, si no es disposa d’una regulació local específica en l’àmbit de les notificacions electròniques, sempre prevaldrà la regulació general que preveu que es puguin realitzar notificacions electròniques amb el consentiment del ciutadà.

Al web del Consorci AOC es pot trobar un model d’ordenança d’administració electrònica elaborat per Localret i el Consorci AOC.

 3.1.2. Regulació del registre electrònic

Les notificacions electròniques s’han de registrar en el registre de sortida de l’organització. Aquest pot ser el registre general o un registre auxiliar creat per a aquesta finalitat. Sigui quin sigui el registre utilitzat, cal que els assentaments electrònics realitzats en el registre tinguin validesa jurídica i, per tant, caldrà que estigui regulat amb una norma de creació del registre.

Les diferents opcions de registre que té una administració pública catalana són:

  • EACAT: Els ens que en el seu moment es van adherir a la plataforma EACAT van acceptar les condicions que havien de regir les comunicacions a través de la plataforma i alhora van crear un registre auxiliar electrònic d’entrada i sortida per a la recepció i tramesa de la documentació associada als tràmits interadministratius disponibles a la plataforma. Per tant, tots aquests ens ja disposen d’un registre auxiliar amb validesa jurídica que es pot fer servir, si així ho desitgen, per registrar les notificacions electròniques, sense necessitat de fer cap norma addicional
  • ERES: Els ens que utilitzen el servei ERES del Consorci AOC a través d’EACAT, i per tant ja el tenen regulat com a registre general, tindran també tots els registres de sortida que generi l’e-NOTUM incorporats automàticament en aquest registre
  • Altres registres: Els ens que disposen d’una solució de registre del mercat, o que han desenvolupat un registre propi fet a mida, tenen la possibilitat d’integrar mitjançant serveis web el servei e-NOTUM amb el seu registre, de forma que tots els registres de sortida que requereixi fer l’e-NOTUM es facin sobre aquest registre

 3.1.3. Gestió del consentiment

El consentiment és un acte mitjançant el qual l’interessat expressa la seva voluntat de rebre per via electrònica la notificació d’un determinat procediment. L’administració sempre ha de recollir el consentiment de l’interessat per poder-li notificar per via electrònica, excepte en els casos en què l’administració hagi regulat l’obligatorietat de la notificació electrònica per a determinats procediments i/o col·lectius, tal i com hem explicat en el punt anterior.

La gestió del consentiment és un mecanisme auxiliar al procés de notificació electrònica i, per tant, no està inclòs en el servei e-NOTUM. Per això, s’haurà de gestionar a part pels òrgans que realitzen les notificacions electròniques, que hauran de verificar per a cada expedient si l’interessat ha donat el seu consentiment per ser notificat electrònicament. Per dur a terme aquesta gestió d’una forma eficient, és recomanable actualitzar els sistemes de gestió d’expedients per tal d’indicar en cada procediment/interessat si la notificació s’ha de fer en paper o per via electrònica.

El consentiment es pot donar per a un procediment concret, o de forma general per a qualsevol procediment i, en qualsevol cas, sempre cal garantir que aquest consentiment es pugui revocar en qualsevol moment per part dels interessats.

Modalitat de consentiment per a un procediment concret

L’administració haurà d’incloure en el formulari que inicia el procediment (tant en paper, com per via electrònica), l’opció d’acceptació de la notificació electrònica dels actes associats al mateix, així com les condicions del servei de notificacions electròniques que, entre altres coses, ha de detallar molt clarament els mecanismes d’accés a les notificacions per part de l’interessat.

Cal tenir en compte que l’acceptació s’esgota amb la notificació de la resolució del procediment i que no és aplicable a cap altre. Per exemple, si en la sol·licitud d’un ajut el ciutadà ha marcat l’opció de notificació electrònica, només s’haurà de notificar per aquesta via tots els actes associats a aquella convocatòria concreta. En properes convocatòries caldrà recollir novament l’acceptació, tot i tractar-se del mateix tipus de procediment.

Modalitat de consentiment general

En aquest cas, l’interessat dóna un consentiment general per rebre per via electrònica les notificacions que l’administració li hagi d’adreçar en el futur per a qualsevol procediment. L’administració haurà de crear un formulari de consentiment general (tant en paper, com per via electrònica), de forma que l’interessat pugui manifestar la seva voluntat per rebre totes les notificacions de l’administració per via electrònica. També en aquest cas hauran de quedar clarament recollides les condicions del servei de notificacions i els seus mecanismes d’accés.

Revocació del consentiment

Cal tenir en compte que els interessats poden, durant la tramitació del procediment, revocar el seu consentiment a la pràctica de la notificació per mitjans electrònics i que les successives notificacions s’efectuïn pels mitjans previstos a la Llei 30/1992, de règim jurídic de les administracions públiques i del procediment administratiu comú. Per fer-ho, caldrà habilitar un formulari de revocació del consentiment.

Exemple de l’Ajuntament de Terrassa:

Formulari d’autorització o revocació per a la notificació electrònica

Llei Orgànica de Protecció de Dades

En els formularis de recollida o revocació del consentiment, cal incloure sempre un paràgraf en què s’informi de com exercir els drets d’accés, rectificació, cancel·lació i oposició de les dades cedides a l’administració.

Exemple:
En virtut del que disposa la Llei 15/1999, de 13 de desembre, de Protecció de Dades de Caràcter Personal, us informem que, en omplir aquesta sol·licitud, les vostres dades personals quedaran incorporades i seran tractades als fitxers titularitat del………………………………., amb la finalitat de prestar-vos els serveis sol·licitats.

Així mateix, us informem de la possibilitat d’exercir, en qualsevol moment, els drets d’accés, rectificació, cancel·lació i oposició de les vostres dades de caràcter personal, mitjançant un correu electrònic dirigit a ………………. o bé, mitjançant un escrit dirigit a …………………….

 

3.1.4. Adaptació de procediments administratius

Per incorporar la notificació electrònica en els diferents procediments administratius, cal dur a terme prèviament un anàlisi per identificar tots els procediments administratius susceptibles de fer ús de notificacions electròniques. En aquest anàlisi, és recomanable identificar també quins són els procediments administratius que estadísticament fan un ús més intensiu de la pràctica de notificacions, ja que en cas que l’organització vulgui abordar la implantació de la notificació electrònica de forma esglaonada i en diferents fases, serà interessant començar per aquells procediments administratius en què la notificació electrònica pugui tenir un major impacte pel que fa a la reducció de costos i a la reducció del temps global de tramitació.

Un cop realitzat l’anàlisi, hem d’adaptar els procediments administratius per donar cabuda a la possibilitat (o obligatorietat, si està convenientment regulat) de practicar la notificació per mitjans electrònics, que entre d’altres inclourà:

  • Modificar plecs de claùsules administratives en els procediments de contractació i bases reguladores en el cas de convocatòries d’ajuts i subvencions, per incloure la possibilitat (o obligatorietat, en cas que estigui regulada) de notificar electrònicament, indicant clarament com es farà la notifcació electrònica i quins són els mecanismes d’accés
  • Modificar els formularis de sol·licitud per incloure la casella per a la recollida del consentiment per rebre notificacions electròniques.

 

3.1.5. Adaptació de la Seu electrònica

A la Seu electrònica (o en el seu defecte, al web general) caldrà dur a terme les següents actualitzacions per donar cabuda a tota la funcionalitat relacionada amb les notificacions electròniques:

  • Incloure un apartat perquè els interessats puguin accedir a les seves notificacions electròniques. En el cas d’ajuntaments que tinguin carpeta ciutadana, es recomana que l’accés a les notificacions electròniques estigui inclòs dintre d’aquest espai. En cas contrari, hauria de ser un enllaç visible des de la pàgina principal de la seu electrònica. A més, si per poder accedir a les notificacions electròniques cal comptar amb uns requisits tècnics mínims pel que fa a maquinari, programari i certificats digitals admesos, aquests requisits s’hauran d’explicitar clarament en aquest apartat
  • Incloure a l’eina de tramitació electrònica una casella per recollir el consentiment de l’interessat per rebre notificacions electròniques per a aquell tràmit concret. Aquest consentiment és temporal i s’esgota amb la resolució del tràmit
  • Formulari per recollir el consentiment de l’interessat per rebre notificacions electròniques per a determinats tipus de tràmits. Aquest consentiment és indefinit fins que no es revoqui expressament i aplica a tipus de tràmits determinats (per exemple, llicència d’obres, licitacions, etc.) que han d’estar indicats en el formulari
  • Formulari per revocar el consentiment de l’interessat per rebre notificacions electròniques. Aquest formulari serà útil per a l’interessat quan vulgui revocar el consentiment que hagi donat prèviament per ser notificat electrònicament, ja sigui per a un tràmit concret o per a un tipus de tràmit
  • Publicar les condicions del servei de notificacions electròniques, indicant especialment que el canal electrònic per a la recepció de notificacions electròniques implica l’acceptació plena i sense reserves del sistema de notificació electrònica vigent en el moment de signar la sol·licitud. Aquesta indicació cal fer-la visible quan es recull el consentiment de l’interessat per rebre notificacions electròniques, tant si és per a un tràmit concret, com si és per a un tipus de procediment determinat

3.1.5

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3.1.6. Arxiu de notificacions i evidències

Un punt important a tenir en compte és que les notificacions electròniques realitzades, així com les seves evidències electròniques associades, s’han de conservar durant el temps de preservació dels expedients, atès que en cas d’intent d’impugnació del procediment per manca de notificació caldrà demostrar que la notificació es va produir en un determinat instant de temps, i que el seu contingut va ser conegut o no per l’interessat en un altre instant de temps.

Si bé el servei e-NOTUM conserva les notificacions electròniques realitzades i les seves evidències electròniques durant un llarg període de temps, no es pot garantir que aquest període cobreixi el temps de vida dels expedients en tots els casos. Per aquest motiu, cada administració haurà de preveure la disposició dels sistemes informàtics necessaris per a l’arxiu i preservació de les notificacions electròniques i les seves evidències electròniques associades.

Aquesta informació ha estat útil?
Sí
NoNo
El 100% l'ha trobat útil (16 vots)
Millora aquest contingut

2 Comentaris

  1. Els enllaços estan trencats i per tant no s’hi pot accedir (model de clàusula de consentiment als formularis per tramitar la notificació electrònica, i accés al Temari

    1. Hola M.Assumpta,

      Hem modificat el contingut de la FAQ en relació als teus comentaris, doncs hi havia contingut desactualitzat.

      Gràcies per ajudar-nos a millorar!

      Atentament,

      Suport AOC

CA ES EN