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Il consiglio comunale di Reus ha implementato l'utilizzo della firma biometrica in tutti i servizi di assistenza al cittadino. Con questo sistema, le persone possono firmare di persona documenti elettronici scritti a mano con totale sicurezza e autenticità, minimizzando l'uso della carta e snellendo la gestione amministrativa comunale.
La firma biometrica cattura la traccia scritta tramite una tavoletta digitale, identificando le persone che firmano i documenti elettronici. Ciò consente ai cittadini di svolgere le procedure elettroniche di persona, firmando le domande in modo simile a come farebbero su carta. Il sistema elimina la necessità di digitalizzare le richieste e gestirne la distruzione.
Questa è una buona pratica che migliora l'efficienza dell'elaborazione delle domande faccia a faccia. Per questo motivo viene raccolto nel fileOsservatorio DigiCanvis come progetto di trasformazione digitale del mondo locale.
Com funziona?
Il processo di richiesta utilizzando la firma biometrica funziona come segue:
- In primo luogo, il personale di pubblica assistenza crea la richiesta elettronica utilizzando le informazioni fornite dall'interessato, come se si trattasse di una procedura telematica. Al termine, mostra l'applicazione su un tablet in modo da poterla leggere nella sua interezza.
- La persona quindi rivede la domanda e, se è d'accordo, firma manualmente sul tablet con la penna elettronica, proprio come farebbe sulla carta. Questa firma viene incorporata nel documento elettronico e il tuo consenso viene registrato.
- Infine, il tablet invia il documento firmato al registro elettronico e crea la voce corrispondente. La prova del check-in viene quindi inviata via e-mail all'interessato. Se lo richiedi su carta, ti verrà consegnata una copia autentica della richiesta.
Se la persona invia documenti supplementari in formato cartaceo, il personale dell'OAC li digitalizza utilizzando attrezzature multifunzione e un processo di digitalizzazione sicuro. Dopo la digitalizzazione, la documentazione cartacea viene restituita e quindi tutto è presentato in formato elettronico.
Quali vantaggi porta questo servizio?
- Miglioramento dell'efficacia e dell'efficienza dell'azione amministrativa. Consente di trattare elettronicamente ogni istanza presentata di persona e di registrarla automaticamente nel registro elettronico, eliminando l'uso della carta e riducendo i tempi di gestione interna.
- Sicurezza giuridica. La soluzione di firma biometrica acquisisce i dati della firma e li collega in modo univoco al documento, garantendo l'identità del firmatario, l'integrità del documento e l'intento della firma.
- Maggiore grado di soddisfazione. Il servizio facilita un modello di firma vicino ai cittadini e molto facile da usare, senza la necessità di elementi aggiuntivi o conoscenze tecnologiche.
Il Comune di Reus ha gradualmente implementato il servizio di firma biometrica. È iniziato nel 2017 ed è stato pienamente operativo nel 2021 in tutti gli uffici comunali per l'attenzione dei cittadini e per tutte le procedure faccia a faccia. Nel 2022 hanno registrato 18.287 biglietti con firma biometrica e digitalizzazione sicura.
Puoi scoprire gli aspetti chiave da tenere in considerazione per replicare questa iniziativa al scheda Utilizzo della firma biometrica nella presentazione delle domande agli OAC.
Osservatorio DigiCanvis
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