Il consiglio comunale di Viladasens ha optato per la gestione digitale nella sfera amministrativa e l'adozione di nuove linee di azione con fornitori e cittadini che migliorano l'efficacia, l'efficienza amministrativa e la qualità del settore pubblico
Joan Maria Figueras Xargay, segretario del Comune di Viladasens, ha spiegato al Consorzio AOC che da alcuni anni stanno cercando alternative per elaborare il più possibile elettronicamente e risparmiare, ad esempio, sui francobolli. "Alcuni mesi abbiamo speso 4 o 5 euro in francobolli", dice il segretario.
"Ci siamo resi conto che prima di rivolgerci al cittadino siamo noi a dover migliorare". Ciò significa che le comunicazioni con l’Amministrazione e poi con le imprese “devono avvenire in formato elettronico. Poi arriverà il cittadino, per il quale costa di più, ad esempio, avere un certificato digitale o un computer configurato con i driver necessari per notificare elettronicamente".
Il Consiglio Comunale sta cercando di garantire che le informazioni vengano trasmesse online e, se ciò non fosse possibile, stanno cercando nuovi modi. "Ad esempio, comunichiamo con il Consiglio Provinciale e il Consiglio Regionale attraverso ilEACAT"Con la Generalitat utilizziamo un modulo generico disponibile su gencat.cat, anche se presenta alcune limitazioni, come ad esempio l'impossibilità di allegare documenti di dimensioni superiori a 250 Kb". Hanno utilizzato anche altri metodi, come l'invio di un documento a un Dipartimento e la richiesta, in base al principio di collaborazione interamministrativa, di inviarlo a un altro Dipartimento tramite ilEACAT"Per richiedere un sussidio non lo faremmo in questo modo, ma cerchiamo di trovare la "porta sul retro" per inviare la documentazione al 100% in formato elettronico se si tratta di argomenti che ci interessano."eresal Dipartimento in questione”.
Inoltre, per facilitare la comunicazione elettronica, il Comune ha adottato altre iniziative rivolte sia all'Amministrazione che ai fornitori e ai cittadini. In primo luogo, quando ricevono documentazione cartacea dal settore pubblico catalano, dispongono di un'e-mail standard che inviano alle amministrazioni in cui chiedono che le comunicazioni vengano inviate loro preferibilmente tramite EACAT oppure, se ciò non fosse possibile, tramite la casella di posta disponibile nella loro sede elettronica o il modulo generico nella sezione procedure. D'altro canto, richiedono questo impegno anche ai loro fornitori che, ad esempio, utilizzano e-TRAM. "Si tratta di piccole modifiche che ci aiutano a migliorare la produttività". Infine, hanno stabilito un protocollo per evitare documenti come le lettere raccomandate: "Se un cittadino si reca in Comune per richiedere, ad esempio, una licenza, gli chiediamo l'indirizzo email, per inviargli comunicazioni alla sua casella di posta elettronica, o il suo numero di cellulare, per inviargli un SMS".
Figueras afferma che sono pronti, ma che la vita quotidiana del Consiglio Comunale non ha permesso loro di impegnarsi al massimo. "Spesso perdiamo molto tempo facendo lavori che non ci portano nulla, come gestire la posta indesiderata. Ciò che vogliamo è eliminare questo tipo di lavoro limitando l'uso della posta elettronica alla gestione dei file amministrativi. Allora saremo nelle condizioni di affrontare il cambiamento”.
