Mise à jour de la table de classement et du catalogue des séries documentaires du modèle e-SET

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Au cours des derniers mois, nous avons analysé des propositions pour inclure de nouvelles entrées dans le tableau de classification et le catalogue des séries documentaires du modèle e-SET qui nous ont été envoyées par les utilisateurs du service, les responsables des Conseils provinciaux et les exécutants de la méthode. À la suite de ce travail, nous avons mis à jour cet instrument : lien vers la version approuvée le 01er juillet 2019

Les changements les plus significatifs sont :

Tableau de classement (niveau 1 et 2):
  • Le niveau 2 « CONTRLE ENVIRONNEMENTAL » a été ajouté à « ENVIRONNEMENT »
  • Le niveau 2 « COMMUNICATIONS ET TIC » a été ajouté à « ORGANISATION »
Catalogue de procédures / série documentaire suspendu au classement :
  • ils ont été ajoutés 87 nouvelles entrées. Ils sont marqués dans la colonne « Date de constitution » avec la date « 01/07/2019 »
  • Ils ont été donnés de faible 5 séries documentairess parce qu'ils n'apparaissent plus dans le modèle de tableau de classement des mairies et des conseils départementaux créé par le ministère de la Culture. Dans le cas où vous avez un fichier créé dans ces séries, nous vous recommandons de les classer dans les entrées suivantes :
    • 1228 - Adoption du drapeau de la municipalité (le 1232- Adoption et modification de la symbolique de la corporation locale peut être utilisé)
    • 1229- Adoption de l'écu héraldique de la municipalité (le 1232- Adoption et modification de la symbolique de la corporation locale peut être utilisé)
    • 1729- Opérations de crédit d'investissement (les contrats de crédit bancaire 1447- peuvent être utilisés)
    • 1730- Opérations de crédit pour la trésorerie (1447- Les contrats de prêt bancaire peuvent être utilisés)
    • 2908- Demandes de logements locatifs (vous pouvez utiliser le 2904- Concessions de logements sociaux à louer)
  • C'est proposé ne pas utiliser (marqué comme obsolète), bien qu'il s'agisse d'entrées valides dans le modèle de table, 8 séries documentaires puisqu'il existe une entrée plus appropriée :
    • 1374 - Accords de collaboration (il est proposé d'utiliser 1376 - Accords)
    • 1281 - Statistiques du Service d'information économique communal (SIEM) (il est proposé d'utiliser le 1282 - Indicateurs, rapports et statistiques de la corporation locale)
    • 1293 - Registre de sortie des documents (il est proposé d'utiliser 3125 - Registre général des documents)
    • 1294 - Registre de saisie des documents (il est proposé d'utiliser 3125 - Registre général des documents)
    • 1286 - Plans directeurs (il est proposé d'utiliser le 1287 - Politiques, plans et lignes directrices)
    • 1501 - Concessions de licences au personnel (il est proposé d'utiliser le 3025- Concessions de licences et autorisations au personnel)
    • 1502 - Concessions de permis au personnel (il est proposé d'utiliser le 3025- Concessions de permis et permis au personnel)
    • 1503 - Concessions de vacances au personnel (il est proposé d'utiliser le 3025- Concessions de licences et permis au personnel)
  • Ils existent 7 séries documentaires marquées comme non valides qui existent dans le modèle de l'image, mais que ce sont des séries qui n'ont plus de sens à l'heure actuelle à utiliser car ce sont des fonctions ou des activités que les mairies ne prêtent plus :
    • 1412 - Contrats de conseil et d'assistance technique (ce type de contrat n'existe plus)
    • 2241 - Demandes d'aides en espèces (ces types d'aides n'existent plus)
    • 1650 - Fichiers de la Commission Spéciale des Comptes (il est recommandé d'utiliser l'entrée 1069 - Fichiers des Commissions, Collèges et Conseils)
    • 2689 - Recensement de la population (Formation du recensement de la population 2688 à utiliser)
    • 2691 - Recensement des bâtiments et locaux (ce type de recensement n'existe plus)
    • 2610 - Organisation des élections aux chambres agricoles (2609 - L'organisation des élections aux organisations professionnelles agricoles doit être utilisée)
    • 2686 - Enregistrement des couples en union libre (n'est plus une compétence municipale. Tout au plus des certificats peuvent être faits et doivent être utilisés 1292 - Enregistrement des certificats / Certificats)

 

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