La commune appelle tous ses fournisseurs pour les informer qu'après un certain délai, elle n'acceptera plus que les factures électroniques. Andreu Brú, du PIMEC, le décrit comme un "Conseil des Tracteurs"
Le maire de Sant Just Desvern, Josep Perpinyà, a été très direct lors de l'ouverture de la réunion avec les fournisseurs qui a eu lieu le 2 octobre. « Nous vous avons convoqué pour une question de bon sens. L'adoption de la facture électronique est un avantage dans la durée."
Pere Galindo, responsable informatique de la mairie de Sant Just, a expliqué que la racine de l'approbation de laOrdonnance réglementaire de l'administration électronique, cette entité locale (malgré quelques exceptions - article 18.3 de l'Ordonnance-) acceptera uniquement que les factures envoyées dans le domaine des contrats administratifs aient un format électronique. Malgré cela, la Mairie a opté pour la flexibilité et accorde un délai de grâce qui s'étend sur toute l'année 2014, fixant 2015 comme dernier horizon pendant lequel tous ses fournisseurs devront traiter leurs factures par voie électronique. De plus, il met à la disposition des fournisseurs toute l'aide dont ils ont besoin ; en fait, ils se sont déjà rendus dans plus d'une entreprise pour leur expliquer la facture électronique et les conseiller.
La responsable du service e.FACT du consortium AOC, Beatriu Tudel, a non seulement expliqué le fonctionnement du service et commenté les éventuelles questions d'ordre humain, mais a également pris la parole pour clarifier la situation.eres L'émission de factures électroniques a influencé leurs avantages. Outre la gratuité et l'absence de contraintes techniques liées au modèle e.FACT, plusieurs études estiment que « les économies réalisées par facture électronique s'élèvent à 6 euros pour l'entreprise et à 8,5 euros pour l'administration ». De plus, grâce à des services comme e.FACT, l'administration offre de nombreux avantages aux utilisateurs, tels que le téléchargement d'un reçu électronique, le suivi en temps réel par e-mail de l'état de la gestion des factures et leur archivage.EACAT ou vérification de signature électronique.
L'employeur a également offert ses ressources tout au long du processus d'adoption de la facture électronique ; agissant même comme intermédiaire entre les entreprises et les fournisseurs de logiciels puisqu'ils ont détecté que l'une des difficultés rencontrées par les entreprises est que dans les programmes de facturation, il n'y a pas de bouton « générer une facture électronique et envoyer ». Andreu Brú, directeur du département des nouvelles technologies de PIMEC, a voulu souligner qu'il ne faut pas avoir peur de la facture électronique : « c'est facile, c'est toute la technologie. Vous devez faire votre travail et laisser la difficulté au programme informatique dont vous disposez pour établir les factures". Son conseil était très clair : « facturez comme vous le souhaitez, mais si vous optez pour la facturation électronique, faites toutes vos factures de cette façon. Ce que vous trouverez de plus proche est la lettre certifiée avec accusé de réception, qui n'offre pas les économies de temps, d'argent, d'efficacité et de rapidité de la facture électronique ». Selon Bru, la Mairie de Sant Just a opté pour ce qu'on appelle un "projet de tracteur".
Dans ce sens, le chef du service des achats de la Mairie, Carles Palau, a clôturé la séance en affirmant qu'avec le pari sur la facturation électronique, l'Administration devance pour la première fois l'entreprise privée et que la Mairie de Sant Just « veut pour donner l'exemple aux autres administrations".
Du Consortium AOC, cette initiative de la Mairie de Sant Just, qui coordonne les initiatives dans différents domaines, est évaluée comme très positive : la réglementation (l'ordonnance), la direction politique, l'alignement de toute l'organisation, la technologie et la communication et soutien aux personnes concernées par les changements (en l’occurrence les entreprises fournisseurs). Un bon exemple de la manière de gérer le changement organisationnel, traditionnellement le principal obstacle à la mise en œuvre de projets d’e-gouvernement.
