Le 17/4 dernier, la Journée du Consortium AOC a eu lieu à l'auditorium CosmoCaixa de Barcelone « La facturation électronique et le service eFACT: une opportunité de réaliser des économies et d'améliorer l'efficacité' avec 280 assistants essentiellement issus du secteur public ainsi que des fournisseurs de plateformes de facturation et de logiciels de gestion comptable.
Cette note vise à recueillir quelques impressions à ce sujet. D'une part, il semble assez clair que le scénario est mûr :
- Il y a une dynamique politique : la stratégie de l'Union européenne donne la priorité aux factures électroniques et veut une utilisation majoritaire d'ici 2020. L'État dit qu'il lancera prochainement un service de réception des factures électroniques et réglementera, par décret réel, son obligation. En Catalogne, la loi 10/2011 « Omnibus » prévoit que « les entités du secteur public en Catalogne doivent promouvoir l'utilisation de la facturation électronique comme condition d'exécution des contrats du secteur public ». Et en 2012, le Gouvernement de la Generalitat a identifié la facturation électronique comme l'un des axes prioritaires dans le domaine de l'administration électronique.
- Des facilitateurs de sa mise en place existent : d'une part, des solutions de libre marché qui permettent aux entreprises de générer des factures électroniques ; et d'autre part service eFACT du Consortium AOC, un service consolidé et ouvert qui s'adapte à tout scénario technologique et organisationnel des entreprises et des administrations, soit par l'intégration de plates-formes et de logiciels du marché, soit par des outils gratuits offerts par le Consortium lui-même.
- Il apparaît également que le potentiel d'économie de l'utilisation de la facture électronique est évident et s'établit à environ 14 € (en additionnant les économies pour l'administration et pour la société émettrice). Et qu'il y a des avantages supplémentaires : moins d'erreurs de gestion, plus de contrôle pour l'intervention, réduction du temps de gestion, ...
Avec cette situation, le doute surgit au vu de son peu d'utilité. Pourquoi alors, au vu des arguments exposés, son usage n'est-il pas majoritaire ?
Lors de la Conférence, quelques idées ont été pointées qui peuvent apporter des réponses : la mise en place d'un projet de réception de factures électroniques dans un organisme public est un projet transversal et principalement de nature organisationnelle. Un leadership politique est donc nécessaire.
Pour qu'un projet d'implantation de la facturation électronique dans un organisme public aboutisse, ce leadership doit :
- aligner toute l'organisation.
- réglementer son obligation (avec les dérogations nécessaires le cas échéant).
- intégrer son obligation dans le cahier des charges administratif des appels d'offres.
- bien communiquer le changement aux fournisseurs par le biais d'actualités, de réunions, … même en leur offrant un accompagnement.
De plus, des alternatives peuvent être envisagées pour compléter ces actions innovantes, comme celle de la Mairie de Sant Just Desvern pour créer une redevance pour les entreprises qui envoient leurs factures sur papier.
Vous pouvez voir les présentations des intervenants ici.
