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El consistorio convoca a todos sus proveedores para informarles de que, pasado un tiempo de demora, sólo aceptará facturas electrónicas. Andreu Brú, de PIMEC, lo califica de “Ayuntamiento tractor”
El alcalde de Sant Just Desvern, Josep Perpinyà, fue muy directo en la inauguración del encuentro con proveedores que tuvo lugar el pasado 2 de octubre. “Os hemos convocado por un tema de sentido común. La adopción de la factura electrónica es un beneficio en el tiempo”.
Pere Galindo, jefe de informática del Ayuntamiento de Sant Just, explicó que a raíz de la aprobación delOrdenanza reguladora de la Administración electrónica, este ente local (a pesar de alguna excepción -artículo 18.3 de la Ordenanza-) sólo aceptará que las facturas que se envíen en el ámbito de la contratación administrativa tengan un formato electrónico. Sin embargo, el Ayuntamiento ha optado por la flexibilidad y da un tiempo de margen que se alarga todo el año 2014, poniendo como horizonte final en 2015 en el que todos sus proveedores tendrán que tramitar electrónicamente sus facturas. Además, pone a disposición de los proveedores toda la ayuda que necesiten; incluso, ya se han desplazado a más de una empresa para explicarles la factura electrónica y asesorarles.
La responsable del servicio e.FACT del Consorci AOC, Beatriu Tudel, además de aclarar cómo funciona el servicio y comentar las posibles maneras de emitir una factura-e, incidió en sus beneficios. Aparte de la gratuidad y el hecho de que no existen imposiciones tecnológicas con el modelo e.FACT, según diversos estudios “se calcula que el ahorro de costes por factura electrónica para la empresa es de 6 euros y de 8,5 euros para la Administración”. Además, con servicios como el e.FACT la Administración ofrece muchas ventajas para los usuarios, como la posibilidad de descargarse un recibo electrónico, saber los estados asociados a la gestión de la factura en todo momento desde un correo electrónico , la conservación de las facturas mediante el EACAT o la verificación de la firma electrónica.
La patronal ofreció también sus recursos en todo el proceso de adopción de la factura electrónica; incluso haciendo de intermediaria entre las empresas y los proveedores de software ya que han detectado que una de las dificultades que se encuentran las empresas es que en los programas de facturación no existe un botón de “generar factura electrónica y enviar”. Andreu Brú, director del departamento de nuevas tecnologías de PIMEC, quiso remarcar que no temieran la factura electrónica: “es fácil, todo es tecnología. Usted debe hacer su trabajo y dejar la dificultad en el programa informático que tenga para hacer facturas”. Su consejo fue muy claro: “facture como desee pero si opta por la factura electrónica, haga todas las facturas de esta manera. Lo más parecido que encontrará es la carta certificada con acuse de recibo, que no da el ahorro de tiempo, dinero, eficiencia y rapidez de la factura electrónica”. Según Bru, el Ayuntamiento de Sant Just ha optado por lo que se llama un "proyecto tractor".
En este sentido, el responsable del servicio de compras del Ayuntamiento, Carles Palau, cerró la sesión afirmando que con la apuesta por la factura electrónica la Administración se está avanzando por primera vez en la empresa privada y que 'Ayuntamiento de Sant Just “quiere un ejemplo para otras administraciones”.
Desde el Consorci AOC se valora como muy positiva esta iniciativa del Ayuntamiento de Sant Just que coordina iniciativas de diferentes ámbitos: el normativo (la ordenanza), el liderazgo político, la alineación de toda la organización, el tecnológico y la comunicación y el apoyo a los afectados por los cambios (en este caso, las empresas proveedoras). Un buen ejemplo de cómo gestionar el cambio organizativo, tradicionalmente el principal escollo para la implantación de proyectos de Administración-e.