El Ayuntamiento de Viladasens ha apostado por la gestión digital en el ámbito administrativo y la adopción de nuevas líneas de actuación con proveedores y ciudadanos que mejoren la eficacia, eficiencia administrativa y calidad del sector público
Joan Maria Figueras Xargay, secretario del Ayuntamiento de Viladasens, explicaba al Consorci AOC que desde hace unos años buscan alternativas para tramitar lo máximo en electrónico y ahorrar, por ejemplo, en sellos. "Algunos meses hemos gastado 4 o 5 euros en sellos", afirma el secretario.
“Nos hemos dado cuenta de que antes de abordar al ciudadano somos nosotros en quienes debemos mejorar”. Esto significa que las comunicaciones con la Administración y más tarde con las empresas “es necesario que las hagamos en electrónico. Después ya vendrá el ciudadano, al que más le cuesta, por ejemplo, disponer de un certificado digital o de un ordenador configurado con los drivers necesarios para notificar electrónicamente”.
Desde el Ayuntamiento intentan que la transmisión de información sea online y, si no es posible, buscan nuevos caminos. “Por ejemplo, nos comunicamos con la Diputación y el Consejo Comarcal mediante elEACAT. Con la Generalitat utilizamos un formulario genérico que hay en gencat.cat aunque tiene ciertas limitaciones como no poder adjuntar documentos de más de 250Kb.” También han utilizado otras rutas como enviar un documento a un Departamento y pedirles que, por el principio de colaboración interadministrativa, lo hagan llegar a otro Departamento mediante elEACAT. “Para solicitar una subvención no lo haríamos así pero intentamos buscar la “puerta trasera” para hacer llegar la documentación de forma 100% electrónica si son temas que interesen el Departamento en cuestión”.
Además, para facilitar la comunicación electrónica, el Ayuntamiento ha tomado otras iniciativas dirigidas tanto a la administración como a los proveedores y ciudadanos. En primer lugar, cuando reciben documentación en papel que proviene del sector público catalán, tienen un correo electrónico tipo que dirigen a las administraciones en el que piden que les hagan llegar preferentemente las comunicaciones por EACAT o bien, si no es posible, mediante el buzón disponible en su sede electrónica o el formulario genérico que se encuentra en el apartado de trámites. Por otro lado, también solicitan este compromiso a sus proveedores que, por ejemplo, utilizan el e-TRAM. "Son pequeños cambios que nos ayudan a mejorar la productividad". Por último, han establecido un protocolo para evitar documentos como las cartas certificadas: "Si un ciudadano va al Ayuntamiento a pedir, por ejemplo, una licencia, le preguntamos el correo electrónico, para enviarle comunicaciones a su buzón o bien el teléfono móvil, para hacerle llegar un SMS".
Figueras afirma que se encuentran preparados pero que el día a día en el Ayuntamiento no les ha permitido poner del todo. “A menudo perdemos mucho tiempo haciendo trabajos que no nos aportan nada, como la gestión del correo no deseado. Lo que queremos es quitarnos de encima este tipo de trabajo limitando el uso del correo electrónico a la gestión administrativa de expedientes. Entonces estaremos en condiciones de afrontar el cambio”.
