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AOC Support entwickelt sich hin zu einem digitalen Unterstützungs- und Schulungsmodell: Rückblick 2025
Am 10. November veranstaltete die AOC im Pati Manning einen gemeinsamen Workshop zum Thema elektronische Aktenführung. Zu den Treffen gehörten Vertreter der Provinz-, Kreis- und Stadträte, des Verbandes der Fachleute für Archivierung und Dokumentenmanagement Kataloniens, der Generalitat von Katalonien und von Localret. Ziel des Workshops war es, die Probleme und Bedürfnisse der lokalen Einrichtungen bei der Schließung und Archivierung von Akten zu ermitteln und Verbesserungen sowie Lösungen für den elektronischen Aktenführungsdienst der AOC vorzuschlagen.
Die Sitzung begann mit der Begrüßung und einer Präsentation von Mikel Estape, Geschäftsführer der AOC, und von Pep Budi, stellvertretender Direktor für digitale Transformation beim AOC. Dann Raimon Nualart, Leiter des Servicebereichs im AOC, bot ein Präsentation zur aktuellen Situation des Dokumentenarchivs und der Archivdienste der Einrichtung.
Im ersten Teil des Workshops arbeiteten die Gruppen daran, die Schwierigkeiten und Ursachen zu identifizieren, die eine effektive Schließung und Archivierung von Akten verhindern. Dabei wurden Aspekte wie die mangelnde Nutzung von iArxiu oder die aktuellen Einschränkungen hinsichtlich Personalressourcen und Unterstützung diskutiert. Nach dem Frühstück und der Möglichkeit zum Netzwerken konzentrierte sich der Workshop auf die Formulierung von Verbesserungsvorschlägen. Dabei wurden Themen wie die Machbarkeit eines externen elektronischen Archivs, die Integration mit Dateiverwaltungssystemen, die Rolle von KI bei der Klassifizierung und automatischen Schließung von Akten sowie die Möglichkeiten des DESA'L-Dienstes behandelt.
Abschließend präsentierte jede Gruppe ihre Schlussfolgerungen und Vorschläge und entwickelte so eine gemeinsame Vision zur Verbesserung der Prozesse und zur Zukunft des elektronischen Archivdienstes des AOC. Der Tag zeichnete sich durch rege Beteiligung, Erfahrungsaustausch und den gemeinsamen Willen zur Förderung der digitalen Transformation lokaler Archive aus.
In den kommenden Wochen werden wir die Ergebnisse dieses Workshops veröffentlichen.