Der Stadtrat von Prat de Llobregat hat ein System von implementiert Absage bisheriger Termine per WhatsApp, mit dem Ziel Reduzieren Sie die Anzahl der Nichterscheinen und erhalten Sie eine genauere Prognose der täglichen Anwesenheit zu Bürgeraufmerksamkeitsdiensten.
Personen, die vorab einen Termin vereinbart haben, erhalten eine WhatsApp-Nachricht mit allen Informationen zu ihrem Termin und können ihn mit einem Klick bestätigen oder stornieren.
Das System vereinfacht das Stornieren von Terminen und verbessert das Versenden von Erinnerungen, das zuvor per SMS erfolgte, was keine Interaktion mit Benutzern oder das Verfolgen von gesendeten Nachrichten ermöglichte. Dank seiner hohen Implementierung ist der WhatsApp-Kanal bietet eine hohe Reaktionszeit und halbiert No-Show-Termine.
Es ist eine innovative Initiative, die in der enthalten istDigiCanvis-Observatorium.
Wie funktioniert der Dienst?
Der interaktive Erinnerungsdienst besteht darin, Personen, die bereits einen Termin für den Folgetag vereinbart haben, über den WhatsApp-Kanal eine Nachricht auf das Handy zu senden, sie an Tag, Uhrzeit und Ort des Termins zu erinnern und die Möglichkeit zur Interaktion mit einem Chatbot anzubieten innerhalb desselben Gesprächs, um den Termin zu bestätigen oder abzusagen.
Sagt die Person den Termin ab, hat sie die Möglichkeit, aus derselben erhaltenen Nachricht einen neuen anzufordern, mit einem Link zur vorherigen Terminanfrage des Rathauses. Wenn die Person weiter tippt, antwortet der Chatbot auf ihre Anfragen über WhatsApp selbst.
Das Terminsystem des Rates ist in eine Omnichannel-Kommunikationsplattform in der Cloud integriert, die es ermöglicht, interaktive Erinnerungen automatisch über den WhatsApp-Kanal zu versenden. Mit der Plattform können Sie auch erkennen, ob beim Senden der Erinnerung ein Fehler aufgetreten ist, ob die Person die Nachricht gelesen hat oder ob die Konversation abgelaufen ist, ohne gelesen zu werden.
Was sind die Vorteile dieses Dienstes?
- Verbesserung des Bürgeraufmerksamkeitsdienstes. Durch das Versenden von Erinnerungen werden No-Show-Termine um mehr als die Hälfte reduziert, und durch Stornierungen können kostenlose Termine anderen Personen angeboten werden.
- Stärkt die Kommunikation mit den Bürgern. Im Gegensatz zu E-Mail oder SMS ermöglicht der Chatbot über WhatsApp eine bidirektionale und interaktive Kommunikation; die Verwaltung rückt näher und steht den Bürgern über den gleichen Kanal gegenüber, den sie im persönlichen Bereich nutzt.
- Einsparmaßnahmen. Die Nutzung des WhatsApp-Kanals reduziert die Kosten für Erinnerungen im Vergleich zu den Kosten für das Versenden von SMS.
Der Dienst ist seit September 2022 mit vielen guten Ergebnissen in Betrieb. Mehr als 60 % der Benutzer reagieren auf die Terminerinnerung und die Hälfte der Antworten erfolgen innerhalb von 2 Stunden nach dem Senden der Erinnerung. Die Zahl der No-Shows ist auf 18 % gesunken.
Detaillierte Informationen zum Projekt, insbesondere zu Nutzen und Auswirkungen, finden Sie hier.eres und Schwierigkeiten, Kosten im Zusammenhang mit der Umsetzung der Lösung und andere wichtige Aspekte in der DigiCanvis-Observatoriumsdatei: Stornieren vergangener Termine mit interaktiver Erinnerung per WhatsApp.
DigiCanvis-Observatorium
Neuer Raum zur Verbreitung und Förderung digitaler Transformationsprojekte
Es sammelt innovative Initiativen und bewährte Verfahren (DigiCanvis), die in den katalanischen Räten erfolgreich umgesetzt wurden und eine Quelle der Inspiration für die übrigen Gremien sind.
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