Der Stadtrat von Viladasens hat sich für ein digitales Management im Verwaltungsbereich und die Einführung neuer Aktionslinien mit Lieferanten und Bürgern entschieden, die die Wirksamkeit, Verwaltungseffizienz und Qualität des öffentlichen Sektors verbessern
Joan Maria Figueras Xargay, Sekretärin des Stadtrats von Viladasens, erklärte dem AOC-Konsortium, dass sie seit einigen Jahren nach Alternativen suchen, um möglichst viel elektronisch abzuwickeln und beispielsweise Briefmarken zu sparen. „Manche Monate haben wir 4 oder 5 Euro für Briefmarken ausgegeben“, sagt die Sekretärin.
„Wir haben erkannt, dass wir diejenigen sind, die uns verbessern müssen, bevor wir uns an die Bürger wenden.“ Das bedeutet, dass die Kommunikation mit der Verwaltung und später mit den Unternehmen „elektronisch erfolgen muss“. Dann kommt der Bürger, für den es zum Beispiel mehr kostet, ein digitales Zertifikat zu haben oder einen Computer mit den nötigen Treibern für die elektronische Benachrichtigung konfiguriert zu haben.“
Der Stadtrat bemüht sich, die Online-Übermittlung von Informationen sicherzustellen, und sucht, falls dies nicht möglich ist, nach neuen Wegen. „Wir kommunizieren beispielsweise mit dem Provinzrat und dem Regionalrat über …“EACAT„Bei der Generalitat verwenden wir ein Standardformular, das auf gencat.cat verfügbar ist, allerdings mit gewissen Einschränkungen, beispielsweise der Möglichkeit, Dokumente über 250 KB anzuhängen.“ Sie haben auch andere Wege beschritten, etwa indem sie ein Dokument an ein Ministerium gesendet und dieses – gemäß dem Prinzip der interbehördlichen Zusammenarbeit – gebeten haben, es über das Online-Portal an ein anderes Ministerium weiterzuleiten.EACAT„Um einen Zuschuss zu beantragen, würden wir nicht so vorgehen, aber wir versuchen, einen „Hintereingang“ zu finden, um die Dokumentation zu 100 % elektronisch einzureichen, wenn es sich um Themen handelt, die uns interessieren.“eresan die betreffende Abteilung“.
Um die elektronische Kommunikation zu erleichtern, hat der Stadtrat weitere Initiativen ergriffen, die sich sowohl an die Verwaltung als auch an Lieferanten und Bürger richten. So verwendet er beispielsweise eine Standard-E-Mail, die er an die Behörden sendet, wenn er Papierdokumente vom katalanischen öffentlichen Sektor erhält. Darin bittet er darum, dass die Kommunikation vorzugsweise per E-Mail oder SMS erfolgt. EACAT Oder, falls dies nicht möglich ist, über das in ihrer elektronischen Zentrale verfügbare Postfach oder das allgemeine Formular im Abschnitt „Verfahren“. Andererseits fordern sie diese Zusage auch von ihren Lieferanten, die beispielsweise e-TRAM nutzen. „Das sind kleine Änderungen, die uns helfen, die Produktivität zu steigern.“ Schließlich haben sie ein Protokoll eingeführt, um Dokumente wie Einschreiben zu vermeiden: „Wenn ein Bürger beispielsweise im Rathaus einen Führerschein beantragt, fragen wir nach seiner E-Mail-Adresse, um ihm Mitteilungen per Post zu senden, oder nach seiner Mobiltelefonnummer, um ihm eine SMS zu schicken.“
Figueras bekräftigt, dass sie bereit sind, aber dass der Alltag im Stadtrat es ihnen nicht erlaubt, alles zu geben. „Wir verschwenden oft viel Zeit mit Aufgaben, die uns nichts bringen, wie zum Beispiel der Verwaltung von Junk-Mails.“ Wir wollen diese Art von Arbeit loswerden, indem wir die Verwendung von E-Mail auf die administrative Verwaltung von Dateien beschränken. Dann werden wir in der Lage sein, uns dem Wandel zu stellen.“
