e-NOTUM
Suport > e-NOTUM > Curs virtual del servei e-NOTUM

Curs del servei e-NOTUM

L’Aula del Consorci AOC és l’espai virtual d’aprenentatge creat pel Consorci Administració Oberta de Catalunya per impartir cursos i difondre el coneixement relacionat amb l’Administració oberta i el seus serveis.

El Consorci AOC està treballant per tal d’oferir properament aquest curs. Si voleu estar informats un cop estigui disponible, podeu subscriure-us al Bloc d’Administració Oberta.

Trobareu que el contingut del curs s'estructura en tres unitats:
  • La primera és una breu introducció al concepte de notificació electrònica.
  • La segona unitat aprofundeix en com gestionar el servei e-NOTUM.
  • Per últim, la tercera, es centra en el procés d'implantació de la notificació electrònica.

El Consorci AOC

Abans d'entrar en matèria, us convidem a saber-ne quelcom sobre l'origen del Consorci AOC i les principals encomanes fetes pel Govern de la Generalitat de Catalunya segons la Llei 29/2010, de 3 d’agost, de l’ús dels mitjans electrònics al sector públic de Catalunya. La informació es troba disponible al següent enllaç: el Consorci AOC.

Què és l’Administració electrònica?

La resposta a aquesta qüestió es troba en continua evolució ja que el marc normatiu que desenvolupa l'Administració electrònica cada dia és més important i nombrós. Sense entrar, encara, en definicions normatives, una aproximació senzilla al concepte d'Administració electrònica és aquell que relaciona la transformació del Procediment administratiu en Procediment administratiu electrònic amb totes les implicacions jurídiques i organitzatives que això comporta. Per saber-ne més, us convidem a accedir al següent enllaç: Què és l'Administració electrònica? Desprès del contingut previ, que és de caràcter preliminar, ara abordem les unitats en que s'estructura el curs virtual del servei e-NOTUM.  

Unitat 1. La notificació electrònica

La llei 11/2007 d'accés electrònic dels ciutadans als serveis públics va suposar tot un seguit de desplegaments de serveis tecnològics per part del Consorci AOC. Entre ells destaquem en aquesta formació el servei e-NOTUM com la eina tecnològica que permet la notificació electrònica amb totes les garanties jurídiques. Iniciem la Unitat 1 introduint el concepte de notificació des d’un punt de vista jurídic tot i destacant les característiques específiques de la notificació quan aquesta es practica per mitjans electrònics. També és tracta el marc normatiu que regula la notificació electrònica, i s'enuncien els beneficis i els estalvis per a les administracions, els ciutadans i les empreses per l'ús dels mitjans electrònics. El contingut esmentat es troba disponible a: La notificació electrònica.  

Unitat 2. El servei e-NOTUM

2.1. L’e-NOTUM és un servei que permet realitzar notificacions, i comunicacions, d’actes administratius per mitjans electrònics.

Òbviament la definició anterior és la que s'esperava d'aquest servei però des del punt de vista de l'organització  l'e-NOTUM és un servei de fàcil implantació tecnològica i a més simplifica, i molt, la part de treball administratiu (per l'eliminació de les còpies en paper, ensobrat, certificats postals,...) i també facilita el seguiment de la notificació (des de la part privada de l'e-NOTUM que pot ser el mateix EACAT > e-NOTUM, o per integració amb un aplicatiu de l'ens). Una altra gran avantatge del servei e-NOTUM és que, des de fa un temps, pot trametre (si així ho demana l'ens) les evidències electròniques del procés de notificació al servei DESA'L que és el servei de repositori documental que ofereix el Consorci AOC. En el cas òptim, d'haver creat l'expedient de forma prèvia a la notificació electrònica, les evidències electròniques s'emmagatzemen automàticament dins de l'expedient creat a DESA'L. Per últim, aquest servei electrònic s'estructura en dos part. La part privada que correspon a les gestions administratives que l'organisme realitza i la part pública que és la d'accés de la ciutadania i les empreses a les notificacions electròniques. Trobareu més informació a: Qué és l'e-NOTUM?

2.2. Estats de la notificació electrònica.

Al servei e-NOTUM s’han definit 5 estats en què es pot trobar una notificació, des que es posa a disposició de l’interessat, fins que és acceptada o rebutjada per aquest. Els possibles estats són:
  • Dipositada
  • Visualitzada
  • Practicada
  • Rebutjada sense acció
  • Rebutjada sense accés
Una relació dels possibles estats de la notificació-e de l’e-NOTUM, amb la descripció i els efectes jurídics aplicables en cada cas es troba disponible a: Estats de la notificació electrònica.

2.3. Les comunicacions electròniques.

El servei e-NOTUM ofereix la possibilitat de fer comunicacions electròniques que no siguin notificacions, és a dir, qualsevol tipus de comunicació que des de l’administració es vulgui fer als interessats, però que per procediment administratiu no calgui que s’hagi de notificar de forma fefaent. La informació complementària es troba a: Altres tipus de comunicacions electròniques

2.4. Les notificacions mitjançant l'aplicació e-NOTUM de l'EACAT

L'EACAT és la plataforma a través de la qual les administracions públiques catalanes poden accedir, de forma general, al servei e-NOTUM. Per accedir-hi, cal primer sol·licitar l’alta al servei e-NOTUM al Consorci AOC. Una vegada sigui efectiva l’alta al servei els usuaris autoritzats hauran d’identificar-se (amb certificat digital o usuari/contrasenya) a la plataforma EACAT i accedir al servei e-NOTUM que es troba disponible a la part d'APLICACIONS. Els primers aspectes d'interès a tractar són:
  • com és la pantalla principal de l'e-NOTUM
  • com consultar el detall de les notificacions
  • la cerca de les notificacions realitzades
  • com fer una notificació electrònica
  • la gestió de la llibreta de destinataris
  • les opcions de configuracions
Així doncs, per desenvolupar aquests aspectes us adrecem a: Les notificacions electròniques a través l'EACAT.

2.5. Accés a les notificacions electròniques per part de la ciutadania i les empreses

L'accés a les notificacions electròniques es realitza mitjançant la part pública del servei e-NOTUM. La persona destinatària rep obligatòriament un missatge avís al correu electrònic, que va declarar a tal efecte, i opcionalment un avís per SMS al número de mòbil en cas que l'hagués declarat. És a dir, la persona física o jurídica pot accedir a la notificació-e directament des de l'enllaç del correu-e d'avís o directament des de la part pública del servei e-NOTUM de l'ens en qüestió. L'accés al contingut de la notificació requereix de dos nivells seqüencials. En primera instància es requereix de la identificació-e del destinarari, i en segon lloc de la signatura electrònica per poder accedir al contingut de la notificació. La identificació i signatura es pot fer amb un certificat digital o alternativament amb dues paraules de pas d'un únic ús, una per la identificació i una altra per la signatura, que el mateix usuari demana al sistema e-NOTUM que li lliuri al correu-e o per SMS al mòbil. La informació complementaria es troba disponible a: Accés a les notificacions per part dels ciutadans i de les empreses.

2.6. Les notificacions a través de serveis web

A banda de l'ús del servei e-NOTUM mitjançant l'EACAT, existeix una segona opció per a aquelles administracions que vulguin practicar les notificacions des dels seus propis sistemes de forma que no calgui accedir a EACAT per fer-ho o que vulguin dissenyar un portal propi d’accés a les notificacions per part dels ciutadans i de les empreses. Aquesta opció és la que anomenem integració mitjançant serveis web, i és una opció que requereix disposar de:
  • Recursos humans: tècnics informàtics, per programar els serveis web
  • Recursos tècnics: programari per desenvolupar els serveis web i maquinari on s’executaran
  • Recursos econòmics: despeses associades a llicències de programari, compra de maquinari, i contractació a una empresa TIC en cas de no disposar de recursos humans propis.
La informació ampliada es troba disponible a: Les notificacions a través de serveis web.  

Unitat 3. La implantació de la notificació electrònica

Per dur a terme la implantació de les notificacions electròniques  s'ha de considerar que no es tracta només de la implantació d’un projecte tecnològic, sinó que implica la planificació del projecte tenint en compte els aspectes jurídics, tecnològics i organitzatius. En aquesta unitat es detallen tots aquests aspectes que s’hauran de treballar per assegurar que la implantació de les notificacions electròniques es faci amb garanties d’èxit.

3.1. Aspectes jurídics i organitzatius.

Els principals aspectes a afrontar abans de l'activació de la notificació electrònica els podem resumir en els següents aspectes clau:
  • Regulació del registre electrònic
  • Regulació de la notificació electrònica
  • Gestió del consentiment
  • Adaptació dels procediments administratius
  • Adaptació de la Seu electrònica
  • Arxiu de la notificació i de les evidències electròniques.
3.1.1. La regulació del registre electrònic és un aspecte clau ja que les notificacions electròniques s’han de registrar en el registre de sortida de l’organització. Aquest pot ser el registre general o un registre auxiliar creat per a aquesta finalitat. És un requisit que els assentaments electrònics realitzats en el registre tinguin validesa jurídica el que implica la seva regulació per una norma de creació del registre electrònic. 3.1.2. La regulació de la notificació electrònica és cabdal ja que s'aborden aspectes tals com l'establiment de la obligatorietat per certs col·lectius o la notificació electrònica amb consentiment explícit de l'interessat. 3.1.3. La gestió del consentiment implica el propi acte mitjançant el qual l’interessat expressa la seva voluntat de rebre per via electrònica la notificació d’un determinat procediment, així com la consideració sobre com garantir que aquest consentiment es pugui revocar en qualsevol moment per part dels interessats. Els anteriors aspectes així com els referents a l'adaptació dels procediments, l'adaptació de la Seu electrònica i l'arxiu dels documents electrònics, es recullen en el següent apartat: Aspectes jurídico-organitzatius.

3.2. Casos d'ús de les notificacions electròniques

Desprès de la introducció dels aspectes jurídics i organitzatius de les notificacions electròniques, ara és el moment d'abordar els casos d’ús més habituals de les notificacions electròniques tot i incloent les actuacions que cal tenir en compte en cada cas i alguns models d’exemple. Pel que fa referència al món local els principals usos de la notificació electrònica són:
  • Procediments de contractació
  • Convocatòries d'ajuts, subvencions o prestacions socials
  • Convocatòria d'òrgans col·legiats.
la informació ampliada es troba disponible a: Casos d'ús.

3.3. Aspectes a considerar en el Projecte d'implantació de les notificacions electròniques.

Un Projecte d'implantació de les notificacions electròniques ha de considerar, com a mínim, temes com són:
  • Aspectes econòmics relacionats principalment en l'estalvi en costos directes i indirectes del pas a electrònic de les notificacions.
  • Aspectes tecnològics corresponents amb la part pública i la part privada del servei e-NOTUM tals com:
    • nivell d'integració amb d'altres solucions tecnològiques com gestors documentals i/o gestors d'expedients.
    • modalitat d'accés a les notificacions-e
    • redacció de notificacions-e directament des de l'EACAT o mitjançant un programari integrat amb l'e-NOTUM.
  • Aspectes jurídics. Bàsicament els relacionats amb el registre electrònic i la regulació corresponent a la pròpia notificació electrònica.
  • Aspectes organitzatius relatius a l'adaptació de procediments, de plecs de condicions, bases reguladores de convocatòries d'ajudes i subvencions, i molt important, l'arxiu i preservació de les notificacions electròniques i de les evidències jurídiques electròniques en el seu format original.
  • Considerar temes que s'agrupen com a Gestió del canvi tals com la campanyes de comunicació interna i externa i la necessària formació al personal de l'ens.
Aquí finalitza el contingut del Curs virtual del servei e-NOTUM.

Obtenció del certificat d'aprofitament

Si voleu realitzar les activitats relacionades amb aquest curs i poder obtenir un certificat emès pel Consorci AOC, haureu d'inscriure-us. Podeu trobar més informació de la formació virtual disponible a: aula.aoc.cat      
Fet amb tecnologia digital de DeMomentSomTres