جميع الهيئات المحلية لديها بيانات. حتى لو كانت صغيرة، وحتى لو لم يكن لديها فريق تقني متخصص، وحتى لو لم يكن لديها مكتب بيانات أو أدوات تحليل متقدمة.
البيانات موجودة: في السجلات، والملفات، والضرائب، والتراخيص، والعقود، والمساعدات الاجتماعية، والمرافق، والأنشطة، والحوادث، والوثائق، والسجلات المحاسبية، أو أنظمة خدمات المواطنين. لكن امتلاك البيانات لا يعني بالضرورة القدرة على استخدامها بشكل جيد.
قد توجد بيانات، ولكنها مكررة. قد تكون مخزنة في نظام، ولكن لا أحد يعرف معناها بدقة. قد تكون متاحة، ولكنها غير موثوقة بما يكفي. قد تكون مجمعة بشكل جيد، ولكن ليس لها مالك واضح. قد تكون مفيدة لخدمة ما، ولكن يصعب مشاركتها مع قسم أو إدارة أخرى.
لهذا السبب، عندما نتحدث عن البيانات في العالم المحلي، لا يكفي أن نسأل عما إذا كانت لدينا بيانات. بل يجب أن نسأل عما إذا كانت البيانات تخضع لحوكمة جيدة، وتُدار بشكل جيد، وذات جودة كافية.
إنها ثلاث قطع مختلفة، لكنها جزء من نفس المعدات.
ثلاثة أفكار ينبغي التمييز بينها
عند الحديث عن البيانات، غالباً ما تختلط المفاهيم. حوكمة البيانات، إدارة البيانات، جودة البيانات، قابلية التشغيل البيني، التحليلات، البيانات المفتوحة، الذكاء الاصطناعي...
بدايةً، من المفيد التمييز بين ثلاث أفكار أساسية:
- إدارة البيانات تعني تحديد قواعد اللعبة. كما هو موضح في المنشور السابق "ماذا يعني إدارة البيانات في مجلس المدينة؟يجيب هذا الكتاب على أسئلة مثل: من يقرر، ومن المسؤول، وما هي البيانات التي يمكن استخدامها، ومن يمكنه الوصول إليها، وما هي الضمانات التي يجب تطبيقها؟
- إدارة البيانات تعني تطبيق هذه القواعد بشكل يومي. وهي تجيب على أسئلة مثل: أين يتم تخزينها، وكيف يتم تحديثها، وكيف يتم توثيقها، وكيف يتم مشاركتها، وكيف يتم حفظها، وكيف يتم دمجها مع الأنظمة الأخرى.
- ضمان جودة البيانات يعني التأكد من أنها كافية للاستخدام المقصود. ويجيب هذا على أسئلة مثل: هل هي صحيحة، وكاملة، ومحدثة، ومتسقة، وفريدة، ومفهومة، ومفيدة في اتخاذ القرارات؟
لا تعمل أي من هذه القطع الثلاث بشكل جيد بمفردها.
إدارة البيانات: تطبيق المعايير والمسؤولية
لا يعني تنظيم البيانات إنشاء الكثير من الوثائق أو تعقيد العمل البلدي، بل يعني وضع معايير دنيا تضمن تحديد مسؤوليات واستخدامات وضمانات واضحة لبيانات مجلس المدينة المهمة.
على سبيل المثال، في بلدية صغيرة، قد لا يكون من الضروري وجود هيكل رسمي لإدارة البيانات. ولكن من الضروري معرفة من لديه معرفة أفضل ببيانات التعداد السكاني، ومن يمكنه التحقق من صحة البيانات الاقتصادية، ومن المسؤول عن بيانات التخطيط العمراني، أو من يمكنه اتخاذ قرار بشأن إمكانية نشر المعلومات على البوابة الإلكترونية. transparència.
من الضروري أيضاً معرفة البيانات الحساسة، والبيانات التي يمكن مشاركتها مع جهات إدارية أخرى، والبيانات بالغة الأهمية لإدارة الشؤون البلدية، والبيانات التي قد تُسبب مخاطر في حال عدم حمايتها بشكل كافٍ. لذا، فإن إدارة البيانات مسؤولية عامة، وتتمثل في تحديد كيفية التعامل مع المعلومات البلدية لضمان فائدتها وأمانها وموثوقيتها واحترامها لحقوق المواطنين.
إدارة البيانات: تطبيق القواعد بشكل يومي
تُعد إدارة البيانات الجزء الأكثر تشغيلية. وهي مجموعة الممارسات التي تسمح بالحفاظ على البيانات منظمة ومحدثة ويمكن الوصول إليها وإعادة استخدامها.
في قاعة بلدية صغيرة، قد تعني إدارة البيانات أشياء محددة للغاية:
- وضح في أي نظام يتم تسجيل كل معلومة.
- منع الاحتفاظ بنفس البيانات بشكل مختلف في عدة ملفات.
- قم بتوثيق محتويات كل مجموعة بيانات بشكل بسيط.
- تحديد من يمكنه تعديل بيانات معينة.
- قم بمراجعة البيانات الهامة بشكل دوري.
- ضمان إمكانية تصدير البيانات أو مشاركتها عند الحاجة.
- الاحتفاظ بالمعلومات للمدة المناسبة.
- تجنب الاعتماد على شخص واحد أو مزود واحد لفهم البيانات.
لا تقتصر إدارة البيانات على "تشغيل البرامج" فحسب، بل تتعلق بضمان إمكانية استخدام المعلومات البلدية بشكل جيد طوال دورة حياتها بأكملها: من وقت جمعها وحتى أرشفتها أو إعادة استخدامها أو نشرها أو عندما لا تعود هناك حاجة إليها.
ضمان الجودة: بيانات موثوقة لخدمات موثوقة
جودة البيانات هي ما يجعل قطعة من البيانات مفيدة لغرض محدد.
قد تكون معلومة ما ذات جودة عالية لغرض ما، وغير كافية لغرض آخر. على سبيل المثال، يمكن استخدام عنوان لتحديد منطقة في البلدية بشكل تقريبي، ولكنه قد لا يكون كافيًا لتقديم إشعار رسمي. كما يمكن استخدام قائمة المرافق لإعداد تقرير داخلي، ولكنها قد لا تكون كاملة بما يكفي لنشرها على بوابة خدمات المواطنين.
لذلك، لا تعني الجودة الكمال المطلق، بل تعني الملاءمة للاستخدام.
في الحياة البلدية اليومية، يمكن أن يكون لنقص جودة البيانات عواقب عملية للغاية:
- لم تصل الإشعارات.
- الأشخاص المكررون في أنظمة مختلفة.
- يصعب العثور على الملفات.
- تقارير متناقضة.
- أخطاء في التسجيل أو الضرائب أو الإعانات.
- صعوبة معرفة الخدمات الأكثر طلباً.
- إضاعة للوقت مراجعة المعلومات يدوياً.
- انعدام الثقة في المؤشرات ولوحات المعلومات.
لا يتطلب تحسين جودة البيانات دائمًا أدوات ضخمة. غالبًا ما يبدأ الأمر بمعايير بسيطة: الحقول الإلزامية، والتنسيقات المتسقة، وعمليات التحقق الأساسية، والمراجعات الدورية، والمسؤوليات الواضحة.
مثال بسيط: بيانات عن المرافق البلدية
لنتخيل مبنى بلدية صغيراً يريد أن يعرف بشكل أفضل ما هي المرافق البلدية التي يمتلكها، وما هي استخداماتها، وما هي احتياجاتها من الصيانة.
إذا لم تكن هناك إدارة للبيانات، فربما لا أحد يعرف من المسؤول عن تحديث هذه المعلومات. لدى قسم الثقافة قائمة، ولدى قسم الرياضة قائمة أخرى، ولدى قسم التدخلات معلومات اقتصادية، ولدى قسم الصيانة معلومات عن حالة المباني، ولدى قسم الأمانة العامة وثائق إدارية.
في حال عدم وجود إدارة للبيانات، قد تحتوي كل قائمة على أسماء مختلفة، وعناوين مكتوبة بشكل مختلف، ومعدات مكررة، أو بيانات قديمة.
إذا لم تتوفر بيانات عالية الجودة، فقد تكون الاستنتاجات المستخلصة غير موثوقة: فلن نعرف أي المعدات هي الأكثر استخدامًا، وأيها الأكثر تكلفة، وأيها يحتاج إلى استثمار، أو أيها يمكن مشاركته مع خدمات أخرى.
لكن إذا تم دمج الأجزاء الثلاثة معًا، فإن النتيجة تتغير.
- تعني الإدارة تحديد من هو المسؤول عن المعلومات الموجودة في المرافق ولأي أغراض سيتم استخدامها.
- تعني الإدارة وجود ملف مشترك للمرافق، يحتوي على الحد الأدنى من الحقول والمعايير المشتركة.
- إن ضمان الجودة يعني التحقق من أن المعلومات كاملة ومحدثة ومتسقة.
وبهذا، يستطيع مجلس المدينة التخطيط بشكل أفضل، وتبرير الاستثمارات بشكل أفضل، وإطلاع المواطنين بشكل أفضل.
قبل الحديث عن الذكاء الاصطناعي، نحتاج إلى الحديث عن البيانات الموثوقة
يتزايد الحديث عن الذكاء الاصطناعي في الإدارة العامة، ومن الإيجابي استكشاف كيف يمكنه المساهمة في تحسين الخدمات، وأتمتة المهام، وتحديد الاحتياجات، ودعم عملية صنع القرار.
لكن الذكاء الاصطناعي يحتاج إلى بيانات موثوقة، وموصوفة بشكل جيد، ومحمية بشكل جيد، وتخضع لحوكمة جيدة.
إذا كانت البيانات الأولية غير مكتملة أو خاطئة أو قديمة أو متحيزة، فإن أدوات التحليل أو الذكاء الاصطناعي يمكن أن تولد نتائج غير مفيدة أو حتى غير عادلة.
لذا، لا ينبغي للمجالس البلدية أن تبدأ بالتساؤل عن أداة الذكاء الاصطناعي التي تحتاجها، بل عليها أن تبدأ بالتساؤل عن البيانات المتوفرة لديها، وما هي أهميتها، وما مستوى جودتها، وما هي الضمانات التي يمكن استخدامها بها.
إن أفضل طريقة للاستعداد للذكاء الاصطناعي هي البدء في إدارة البيانات وحوكمتها بشكل أفضل اليوم.
يمكن للبلديات الصغيرة أيضًا أن تبدأ
لا يحتاج مجلس مدينة صغير إلى البدء بخطة حوكمة بيانات ضخمة. بل يمكنه البدء بنهج عملي وتدريجي للغاية.
فمثلا:
- اختر مجالين أو ثلاثة مجالات ذات أولوية، مثل السجل، والسجلات، والمرافق، والخدمات الاجتماعية، والحوادث، أو البيانات الاقتصادية؛
- تحديد الأشخاص الذين يعرفون هذه البيانات بشكل أفضل؛
- الكشف عن مشاكل الجودة الرئيسية؛
- الاتفاق على الحد الأدنى لمعايير الدخول والتحديث؛
- قم بتوثيق محتويات كل مجموعة بيانات بطريقة بسيطة؛
- التحقق من وجود بيانات مكررة أو متناقضة؛
- تقييم البيانات التي يمكن أن تساعد في بناء مؤشرات مفيدة؛
- تحديد البيانات الحساسة التي تتطلب حماية أكبر.
لا تتطلب هذه الخطوات الأولى موارد كبيرة، بل تتطلب رغبة في التنظيم، ومعايير مشتركة، ودعماً منهجياً.
يكمن السر في عدم محاولة إدارة جميع البيانات دفعة واحدة. عليك البدء بالبيانات التي تُسبب أكبر قدر من المشاكل أو التي يُمكن أن تُقدم أكبر قيمة.
دور شبكة الحكومة المحلية الذكية
لا يتعين على البلديات الصغيرة مواجهة هذا التحدي بمفردها. يحتاج العالم المحلي إلى استجابات مشتركة، لأن الكثير منا لديه احتياجات متشابهة ولكن قدرات مختلفة تماماً.
تسعى شبكة الحكومة المحلية الذكية إلى تقديم قيمة في هذه المرحلة تحديداً: المساعدة في تحويل المفاهيم التي قد تبدو مجردة - مثل حوكمة البيانات، وإدارة البيانات، والجودة، وقابلية التشغيل البيني، أو الذكاء الاصطناعي - إلى نماذج وأدوات وحالات عملية تتناسب مع الواقع المحلي.
من خلال فرق العمل التابعة لها، تستطيع الشبكة المساعدة في وضع نماذج مشتركة حتى لا تضطر الكيانات المحلية إلى البدء من الصفر. وهذا يشمل
- معايير مشتركة لجرد البيانات،
- وصف مجموعات البيانات،
- تحديد المسؤوليات،
- إعطاء الأولوية للبيانات الهامة،
- تحديد مستويات الجودة
- تحديد حالات الاستخدام المفيدة للبلديات.
كما أنها تساهم في تحديد الحلول التكنولوجية المشتركة أو القابلة لإعادة الاستخدام، المصممة لخدمة العالم المحلي ككل وتجنب الازدواجية والاعتمادات غير الضرورية أو المشاريع المعزولة.
يُعدّ وصف الكفاءات المهنية والوظائف المرتبطة بالبيانات مجالاً رئيسياً آخر. في العديد من البلديات الصغيرة، لن يكون هناك شخص مُخصّص لهذه المهام حصراً، ولكن من الضروري فهم الوظائف التي يجب تغطيتها: من يُدقّق البيانات، ومن يُحدّثها، ومن يحميها، ومن يُوثّقها، ومن يُفسّرها، ومن يستخدمها لاتخاذ القرارات.
وبالمثل، تشجع الشبكة حالات الاستخدام المشتركة التي تساعد على رؤية تطبيقات محددة: إعداد البيانات وبناء مؤشرات مشتركة، وتسهيل مجموعات البيانات المفتوحة، والمساعدة في اتخاذ القرارات أو إعداد الخدمات القائمة على الذكاء الاصطناعي مع ضمانات.
مهمة مشتركة بين هيئة تنظيم الاتصالات، والمجالس الإقليمية، ومجالس المقاطعات، والكيانات المحلية
ينبغي أن تساعد منصة البيانات والذكاء الاصطناعي وشبكة الحكومة المحلية الذكية في جعل حوكمة البيانات وإدارتها وجودتها متاحة لجميع السلطات المحلية.
وهذا يتطلب التعاون بين الإدارات: مجالس المدن، ومجالس المحافظات، ومجالس المقاطعات، وConsorci AOC، والجهات الفاعلة الأخرى التي تدعم العالم المحلي.
إن قيمة هذا التعاون واضحة: تبادل المعرفة، ووضع معايير مشتركة، والاستفادة من وفورات الحجم، وتعزيز الخدمات المشتركة، وضمان قدرة البلديات ذات الموارد الأقل على التقدم أيضاً.
لا يمكن أن يقتصر التحول القائم على البيانات على البلديات الكبيرة فقط، بل يجب أن يكون قدرة مشتركة للنظام العام المحلي بأكمله.
ثلاثة عناصر، هدف واحد: خدمة عامة أفضل
إن إدارة البيانات وحوكمتها وضمان جودتها ليست مهام منفصلة أو مقتصرة على المتخصصين.
إنها ثلاث قطع من نفس المعدات التي تسمح بأن تكون المعلومات البلدية أكثر فائدة وموثوقية وأمانًا وأكثر توجهاً نحو الخدمة العامة.
- الحكم يعني تحمل المسؤولية واتخاذ القرارات.
- الإدارة تعني تنظيم البيانات وإتاحتها.
- ضمان الجودة يعني التأكد من أنها مناسبة للاستخدام الذي نريد القيام به منها.
عندما تعمل هذه العناصر الثلاثة معًا، يمكن لمجالس المدن تقليل الأخطاء، وتحسين الإجراءات، والتخطيط بشكل أفضل، وحماية المواطنين بشكل أفضل، واتخاذ قرارات أكثر استنارة.
في البداية، ليس عليك حل كل شيء. عليك اتخاذ خطوة أولى: تحديد أهم البيانات، وفهم كيفية استخدامها، والبدء في الاهتمام بها بشكل أفضل.
هذا هو المسار الذي يمكن أن تتوقف فيه البيانات عن كونها مشكلة غير مرئية وتصبح أداة حقيقية لتحسين الخدمات العامة المحلية.
