قام مجلس مدينة برات دي يوبريغات بتنفيذ نظام إلغاء المواعيد السابقة عبر الواتس اب، بهدف تقليل عدد حالات عدم الحضور والتمكن من الحصول على توقعات أكثر دقة للحضور اليومي لخدمات انتباه المواطن.
يتلقى الأشخاص الذين حددوا موعدًا مسبقًا رسالة WhatsApp تحتوي على جميع المعلومات المتعلقة بموعدهم ، وبنقرة واحدة ، يمكنهم تأكيدها أو إلغائها.
يعمل النظام على تبسيط عملية إلغاء المواعيد وتحسين إرسال التذكيرات التي كانت تتم سابقًا عن طريق الرسائل القصيرة ، والتي لم تسمح بالتفاعل مع المستخدمين أو تتبع الرسائل المرسلة. بفضل تنفيذها العالي ، قناة WhatsApp يوفر مستوى عاليًا من الاستجابة ويقصر مواعيد عدم الحضور إلى النصف.
إنها مبادرة مبتكرة واردة فيمرصد DigiChanges.
كيف تعمل الخدمة؟
تتكون خدمة التذكير التفاعلي من إرسال رسالة إلى الهاتف المحمول عبر قناة WhatsApp إلى الأشخاص الذين تم ترتيب موعد سابق لهم في اليوم التالي ، وتذكيرهم باليوم والوقت والمكان الذي تم فيه الموعد وإتاحة إمكانية التفاعل مع روبوت الدردشة. ضمن نفس المحادثة لتأكيد الموعد أو إلغائه.
إذا ألغى الشخص الموعد ، فلديه خيار طلب موعد جديد من نفس الرسالة المستلمة ، مع رابط لطلب الموعد السابق من دار البلدية. إذا استمر الشخص في الكتابة ، فإن الشات بوت يرد على استفساراته من خلال WhatsApp نفسه.
تم دمج نظام المواعيد الخاص بالمجلس مع نظام أساسي للاتصال متعدد القنوات في السحابة ، مما يسمح بإرسال التذكيرات التفاعلية تلقائيًا عبر قناة WhatsApp. يتيح لك النظام الأساسي أيضًا اكتشاف ما إذا كان هناك خطأ في إرسال التذكير ، أو إذا قرأ الشخص الرسالة ، أو إذا انتهت صلاحية المحادثة دون قراءتها.
ما هي مميزات هذه الخدمة؟
- تحسين خدمة انتباه المواطن. يؤدي إرسال التذكيرات إلى قطع مواعيد عدم الحضور بأكثر من النصف ، وتسمح الإلغاءات بتقديم مواعيد مجانية لأشخاص آخرين.
- يقوي التواصل مع المواطنين. على عكس البريد الإلكتروني أو الرسائل القصيرة ، فإن برنامج الدردشة عبر WhatsApp يسمح بالاتصال التفاعلي ثنائي الاتجاه ؛ تصبح الإدارة أقرب ، وتتعلق بالمواطنين من خلال نفس القناة التي تستخدمها في المجال الشخصي.
- توفير في التكاليف. استخدام قناة WhatsApp يقلل من تكلفة التذكيرات مقارنة بتكلفة إرسال الرسائل القصيرة.
تم تشغيل الخدمة منذ سبتمبر 2022 وحققت العديد من النتائج الجيدة. أكثر من 60٪ من المستخدمين يستجيبون للتذكير بالموعد ونصف الردود تحدث في غضون ساعتين من إرسال التذكير. انخفض عدد حالات عدم الحضور إلى 2٪.
يمكنكم الاطلاع على المعلومات التفصيلية للمشروع، فيما يتعلق بالفوائد والآثار، هنا.eres والصعوبات والنفقات المرتبطة بتنفيذ الحل والجوانب الرئيسية الأخرى، في ملف مرصد ديجي كانفيس: إلغاء المواعيد السابقة مع التذكيرات التفاعلية عبر الواتساب.
مرصد DigiChanges
مساحة جديدة لنشر وتعزيز مشاريع التحول الرقمي
يجمع المبادرات المبتكرة والممارسات الجيدة (DigiCanvis) التي تم تنفيذها بنجاح في المجالس الكاتالونية والتي تعد مصدر إلهام لبقية الهيئات.
إذا كنت قد نفذت مشروع تحول رقمي ناجح أو كانت لديك تجربة تجريبية ، فيرجى مشاركتها!
