- إدارة مفتوحة
- التعاون
تشارك منظمة AOC في مؤتمر GovTech حول الابتكار المحلي في خدمة المواطنين
ويهيب المجلس بجميع مورديه إبلاغهم بأنه بعد فترة من التأخير لن يقبل إلا الفواتير الإلكترونية. ويصفه أندرو برو، من شركة PIMEC، بأنه "مجلس الجرارات"
كان رئيس بلدية سانت جاست ديسفيرن ، جوزيب بيربينيا ، مباشرًا للغاية في افتتاح الاجتماع مع الموردين الذي عقد في 2 أكتوبر. "لقد استدعيناكم لأسباب تتعلق بالفطرة السليمة. يعتبر اعتماد الفاتورة الإلكترونية ميزة مع مرور الوقت ".
أوضح بير جاليندو ، رئيس قسم تكنولوجيا المعلومات في مجلس مدينة سانت جاست ، أن جذر الموافقة علىالأمر التنظيمي للإدارة الإلكترونية، فإن هذه الهيئة المحلية (على الرغم من بعض الاستثناءات - المادة 18.3 من القانون -) لن تقبل إلا أن تكون الفواتير المرسلة في مجال التعاقد الإداري ذات تنسيق إلكتروني. وعلى الرغم من ذلك، اختار مجلس المدينة المرونة ومنح فترة سماح تمتد طوال عام 2014، محددًا عام 2015 باعتباره الأفق الأخير الذي سيتعين فيه على جميع مورديه معالجة فواتيرهم إلكترونيًا. بالإضافة إلى ذلك، فإنه يوفر للموردين كل المساعدة التي يحتاجون إليها؛ وسبق لهم أن قاموا بزيارة أكثر من شركة لشرح الفاتورة الإلكترونية لهم وتقديم النصح لهم.
رئيس خدمة e.FACT التابعة لاتحاد AOC، بياتريو توديل، بالإضافة إلى توضيح كيفية عمل الخدمة والتعليق على الطرق الممكنة لإصدار فاتورة إلكترونية، تحدث عن فوائدها. بصرف النظر عن الحرية وعدم وجود أي قيود تكنولوجية مع نموذج e.FACT، وفقًا للعديد من الدراسات "يقدر أن التوفير في التكلفة لكل فاتورة إلكترونية للشركة هو 6 يورو و8,5 يورو للإدارة". بالإضافة إلى ذلك، مع خدمات مثل e.FACT، تقدم الإدارة العديد من المزايا للمستخدمين، مثل إمكانية تنزيل إيصال إلكتروني، ومعرفة الحالات المرتبطة بإدارة الفاتورة في جميع الأوقات من البريد الإلكتروني، وحفظ الفواتير من خلال EACAT أو التحقق من التوقيع الإلكتروني.
كما قدم صاحب العمل موارده طوال عملية اعتماد الفاتورة الإلكترونية؛ حتى العمل كوسيط بين الشركات ومقدمي البرامج حيث اكتشفوا أن إحدى الصعوبات التي تواجهها الشركات هي أنه في برامج الفواتير لا يوجد زر "إنشاء فاتورة إلكترونية وإرسالها". أراد أندرو برو، مدير قسم التقنيات الجديدة في PIMEC، التأكيد على أنه لا ينبغي عليهم الخوف من الفاتورة الإلكترونية: "الأمر سهل، كل ذلك يتعلق بالتكنولوجيا. يجب أن تقوم بعملك وتترك الصعوبة لبرنامج الكمبيوتر الذي عليك إعداد الفواتير". وكانت نصيحته واضحة للغاية: "أصدر الفاتورة كما يحلو لك، ولكن إذا اخترت الفواتير الإلكترونية، فقم بإعداد جميع الفواتير بهذه الطريقة. وأقرب ما ستجده هو الخطاب المعتمد مع إشعار الاستلام، والذي لا يوفر توفير الوقت والمال والكفاءة وسرعة الفاتورة الإلكترونية. وفقًا لبرو، اختار مجلس مدينة سانت جوست ما يسمى "مشروع الجرار".
وبهذا المعنى، اختتم كارليس بالاو، المسؤول عن خدمة المشتريات بمجلس المدينة، الجلسة بالتأكيد على أنه من خلال الرهان على الفواتير الإلكترونية، تتقدم الإدارة لأول مرة على الشركة الخاصة وأن مجلس مدينة سانت جاست "يريد أن يكون قدوة للإدارات الأخرى".
من اتحاد AOC، تم تقييم هذه المبادرة من قبل مجلس مدينة سانت جوست، الذي ينسق المبادرات في مجالات مختلفة، على أنها إيجابية للغاية: التنظيمية (المرسوم)، والقيادة السياسية، ومواءمة المنظمة بأكملها، والتكنولوجيا والاتصالات و دعم المتضررين من التغييرات (في هذه الحالة، الشركات الموردة). مثال جيد لكيفية إدارة التغيير التنظيمي، الذي يعتبر تقليديا العقبة الرئيسية أمام تنفيذ مشاريع الحكومة الإلكترونية.