La digitalització dels processos documentals, clau per obtenir una forta posició competitiva

Cable xarxa

Els canvis tecnològics que experimenten les organitzacions, afecten a la forma en què aquestes gestionen els seus documents. Per aquest motiu, és clau comptar amb una gestió documental que sigui efectiva, que no resti temps a l’activitat principal de cada companyia i que permeti millorar els processos de presa de decisió dins de les organitzacions per millorar la seva capacitat de resposta al client.

Segons un estudi de Coleman Parkes Research encarregat per RICOH, els directius europeus tenen molt clar que hi ha un important valor de negoci bloquejat en documents en paper, i el 90% està d’acord que digitalitzar i alliberar les dades que contenen aquests documents milloraria considerablement els processos de presa de decisions. Així i tot, segons es desprèn de l’estudi, els líders empresarials europeus no estan, a dia d’avui, preparats per a l’era digital.

En aquest sentit, doncs, existeix una necessitat imperiosa de digitalitzar els documents físics. La digitalització de la documentació permet a les companyies ser més eficients quant a costos, productivitat i seguretat de la seva documentació, el que els ajuda a millorar la seva capacitat d’adaptació a un entorn que canvia a gran velocitat i adquirir una forta posició competitiva.

Per un anàlisi més en profunditat d’aquest estudi, podeu consultar el següent enllaç: Estudi de Coleman Parkes Research.

4 Comentaris

  1. La digitalització de documents en suport físic té sentit sempre que hi hagi un projecte ben definit que estableixi unes instruccions tècniques en gestió documental clares i ben fonamentades que permetin gestionar els documents digitalitzats amb prou garanties (ús de metadades segons normativa internacional, preservació digital, etc). Està molt bé que les empreses facin negoci degut als canvis electrònics, a l’administració electrònica i la gestió documental, però estaria encara millor que darrera les seves solucions en software, sovint insuficients, hi haguessin professionals de la gestió documental (o també dits arxivers).
    És evident que qui encarrega l’estudi (RICOH) té un gran interès en que existeixi la necessitat de digitalitzar actius en suport físic, però les empreses que ho facin cal que es plantegin la necessitat d’una forta planificació en gestió documental per no trobar-se amb els mateixos problemes amb que es troben amb una ingent quantitat de documentació en paper mal gestionada. De res serveix el canvi, si la gestió documental a l’empresa és deficient i no fem res per canviar-ho; de res serveix, si d’inici no hi ha una bona gestió documental, amb els instruments necessaris creats prèviament. I que no oblidin pas que la era digital també implica grans costos, especialment en un inici. “Necessitat imperiosa de digitalitzar els documents físics”, sí, però fent les coses bé.

    1. Benvolgut Jaume,

      Gràcies pel comentari. Com comentes, és necessari que darrera d’un procés de digitalització documental hi hagi un professional de la gestió documental i una política ben definida.

  2. Per a què digitalitzar el paper que ja ha nascut digital ? No té més sentit aplicar criteris de Gestió Documental al documents electrònics ?

    1. Benvolguda Betlem,

      Gràcies pel comentari. Efectivament, és de vital importància l’aplicació de criteris de gestió documental als documents electrònics.

Connectem

La selecció de l'actualitat d'Administració Oberta a la vostra safata.

  • Aquest camp només és per validació i no s'ha de modificar.
CA ES EN