“Busquem la “porta del darrere” per enviar documentació de forma 100% electrònica”

L’Ajuntament de Viladasens ha apostat per la gestió digital en l’àmbit administratiu i l’adopció de noves línies d’actuació amb proveïdors i ciutadans que millorin l’eficàcia, l’eficiència administrativa i la qualitat del sector públic

Joan Maria Figueras Xargay, secretari de l’Ajuntament de Viladasens, explicava al Consorci AOC que des de fa uns anys cerquen alternatives per tramitar el màxim en electrònic i estalviar, per exemple, en segells. “Alguns mesos hem gastat 4 o 5 euros en segells”, afirma el secretari.

“Ens hem adonat que abans d’abordar al ciutadà som nosaltres en qui hem de millorar”. Això vol dir que les comunicacions amb l’Administració i més tard amb les empreses “cal que les fem en electrònic. Després ja vindrà el ciutadà, al qual li costa més, per exemple, disposar d’un certificat digital o d’un ordenador configurat amb els drivers necessaris per notificar electrònicament”.

Des de l’Ajuntament intenten que la transmissió d’informació sigui en línia i, si no és possible, busquen nous camins. “Per exemple, ens comuniquem amb la Diputació i el Consell Comarcal mitjançant l’EACAT. Amb la Generalitat fem servir un formulari genèric que hi ha a gencat.cat encara que té certes limitacions com no poder adjuntar documents de més de 250Kb”. També han fet servir altres rutes com enviar un document a un Departament i demanar-los que, pel principi de col·laboració interadministrativa, el facin arribar a un altre Departament mitjançant l’EACAT. “Per sol·licitar una subvenció no ho faríem així però intentem buscar la “porta del darrere” per fer arribar la documentació de forma 100% electrònica si són temes que interessen al Departament en qüestió”.

A més, per facilitar la comunicació electrònica, l’Ajuntament ha pres altres iniciatives dirigides tant a l’Administració com als proveïdors i ciutadans. En primer lloc, quan reben documentació en paper que prové del sector públic català, tenen un correu electrònic tipus que adrecen a les administracions en el qual demanen que els facin arribar preferentment les comunicacions per EACAT o bé, si no és possible, mitjançant la bústia disponible a la seva seu electrònica o el formulari genèric que hi ha a l’apartat de tràmits. Per altra banda, també sol·liciten aquest compromís als seus proveïdors els quals, per exemple, fan servir l’e-TRAM. “Són petits canvis que ens ajuden a millorar la productivitat”. Finalment, han establert un protocol per evitar documents com les cartes certificades: “Si un ciutadà va a l’Ajuntament a demanar, per exemple, una llicència, li preguntem el correu electrònic, per enviar-li comunicacions a la seva bústia o bé el telèfon mòbil, per fer-li arribar un SMS”.

Figueras afirma que es troben preparats però que el dia a dia a l’Ajuntament no els ha permès posar-hi del tot. “Sovint perdem molt de temps fent feines que no ens aporten res, com per exemple la gestió del correu no desitjat. El que volem és treure’ns de sobre aquest tipus de feina limitant l’ús del correu electrònic a la gestió administrativa d’expedients. Aleshores estarem en condicions d’afrontar el canvi”.

Deixa un comentari

L'adreça electrònica no es publicarà. Els camps necessaris estan marcats amb *