Quina és la forma correcta de sol·licitar el consentiment de l’interessat?

A petició de la Direcció General de Modernització Administrativa, l’Agència Espanyola de Protecció de Dades ha emès recentment un informe sobre la cessió de dades i la sol·licitud del consentiment de l’interessat en un procediment administratiu.

En concret, els dos dubtes que es plantejaven eren els següents:

En primer lloc, calia esbrinar si en un procediment administratiu en el que se sol·licita documentació que el ciutadà no cal que aporti ja que es troba en poder de l’Administració, l’òrgan que ha de cedir aquesta documentació, dades o informació pot qüestionar si és necessària aquesta cessió per al procediment. I això fins al punt, en ocasions, de negar-se a proporcionar-la al·legant que no fa falta per a la resolució de l’expedient, malgrat l’òrgan que ho demana compta amb el consentiment del ciutadà.

La segona qüestió que es plantejava era si, en l’entorn de cada procediment administratiu, seria legítim introduir una advertència de caràcter general en la que es digui que el document serà cedit per mitjans electrònics. En concret, la consulta de la Direcció General incloïa cinc clàusules tipus per a ser sotmeses a l’anàlisi de l’Agència de Protecció de Dades.

Pel que fa al primer dubte, l’Agència conclou que, en el cas d’un procediment en què s’han d’aportar uns determinats documents que estan en poder de l’Administració, l’òrgan requerit està obligat a comunicar aquests documents si:

  • aquest procediment està sotmès a una norma que exigeix aquesta aportació i
  • l’interessat ha prestat el consentiment.

Respecte a la segona de les qüestions plantejades, la possibilitat o no d’una clàusula genèrica, cal primer dir que el consentiment de l’interessat a la comunicació de les dades ha de ser sempre exprés i que no és possible un procediment substitutiu d’aquesta declaració de voluntat. Una de les formes possibles de manifestar aquest consentiment és a través de la marcació d’una casella.

Un cop analitzades les cinc clàusules, l’Agència finalment dedueix que la que s’ajusta més als requeriments de la llei Orgànica 15/1999 és la següent: “Dono el meu consentiment perquè es consultin les dades necessàries per a la resolució d’aquest expedient/tràmit/procediment” sempre i quan:

  • es completi la clàusula amb una remissió específica de les dades que es requereixen (dades d’identitat, de residència, de renda, etc.)
  • o bé es faci una remissió a la base o l’article que determina les dades que efectivament s’han d’aportar.

I tot això per garantir la seguretat jurídica i que el consentiment prestat per l’interessat compleix amb tots els requisits exigits per la normativa de protecció de dades de caràcter personal.