El Consorci AOC treballa en un nou servei per a la gestió electrònica de les sessions dels òrgans col·legiats de les administracions catalanes

Aquest nou servei, actualment en desenvolupament, es durà a terme en fases successives i s’oferirà a través de l’extranet de les administracions públiques catalanes, EACAT. La darrera fase està prevista per al 2011.

El servei ha de permetre, entre altres extrems:

  • La gestió dels òrgans col·legiats amb la definició dels seus corresponents òrgans, usuaris membres i càrrecs singulars.

  • La gestió i publicació de les convocatòries de les sessions de forma 100% telemàtica amb l’ús de signatura electrònica i notificació electrònica.

  • La definició de l’ordre del dia de les reunions i de la informació sobre els temes que hi figuren, disponible pels membres amb els corresponents documents annexos i acusaments de rebuda.

  • L’alta i manteniment d’un nombre indeterminat d’òrgans col·legiats.

  • Recuperar i oferir la informació que disposa el portal EACAT respecte els usuaris i càrrecs dels ens membres.

  • Realitzar l’especificació dels càrrecs singulars de la comissió entre els usuaris membres així com l’ordre de nomenament.

  • Fer constar les causes justificades de les substitucions dels membres titulars de l’òrgan col·legiat.

  • La convocatòria de les sessions ordinàries i extraordinàries, definint, entre d’altres, la data, hora, lloc i descripció de la sessió, els membres assistents, la delegació d’assistents i els vots i l’annex dels corresponents documents amb l’ordre del dia que indicaran els assumptes a tractar, així com dels esborranys de les actes de sessions anteriors que s’hagin d’aprovar en la sessió.

  • La convocatòria de la sessió per part del president/a mitjançant l’ús de signatura electrònica i una vegada publicada s’haurà de permetre la introducció d’addendes.

  • La notificació electrònica de la convocatòria, l’ordre del dia i els esborranys de les actes de sessions anteriors a aquells usuaris que donin expressament el seu consentiment a ser notificats electrònicament.

  • L’acreditació de la data i hora de posta a disposició de la convocatòria als interessats a través de la notificació i l’accés al seu contingut per part d’aquests, de forma que el servei pugui gestionar i controlar els terminis corresponents.

  • La integració amb gestors d’expedients i el servei e-NOTUM del Consorci AOC.

El servei implementarà les polítiques i mesures de seguretat necessàries per controlar en tot moment a qui se li permet l’accés a les convocatòries i als documents associats definint un règim d’accés en funció del tipus d’usuari que sigui i del seu perfil.

És a dir, el servei garantirà que només aquells usuaris que tinguin els permisos pertinents puguin realitzar operacions relacionades amb els documents i/o continguts, regulant a qui se li permet l’accés al servei i en quines circumstàncies.

Els continguts i documents estaran arxivats en suports que assegurin totes les garanties d’autenticitat i conservació.

Els participants del grup de treball són l’Ajuntament de Palafrugell i de Banyoles, els consells comarcals del Bages, Alt Empordà, Maresme i Vallès Oriental, la Direcció General de Patrimoni, la Direcció General d’Administracions Locals i el mateix Consorci AOC. Posteriorment, a partir de desembre de 2010, tots aquests ens passaran a ser pilots del servei.